Office manager f/h

La mission : AlloBrain est en forte croissance et l'équipe s'agrandit rapidement. Jusqu'ici, l'office management, la gestion RH et la facturation étaient assurés en externe. Nous cherchons aujourd'hui à internaliser ces fonctions pour gagner en réactivité, en cohérence et en proximité avec l'équipe. En tant qu'Office Manager / People Ops, vous êtes le pilier opérationnel d'AlloBrain : la personne qui s'assure que chaque collaborateur est bien embarqué, que les prestataires sont gérés, que les factures sortent à temps et que rien ne tombe entre les mailles du filet. Vous serez directement rattaché(e) au CEO et travaillerez en transversal avec toutes les équipes. People Ops & RH Gérer l'administration du personnel au quotidien : contrats, avenants, DPAE, mutuelle, prévoyance. Piloter les onboardings et offboardings : accès, matériel, parcours d'intégration, départ dans les règles. Assurer le suivi des congés, absences et temps de travail sur Payfit. Maintenir et mettre à jour le DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels). Gérer les relations avec l'OPCO : déclarations, demandes de prise en charge, politique de formation. Apporter des réponses fiables aux questions des collaborateurs sur leurs droits et obligations (droit social de base). Facturation & Gestion Administrative Émettre et suivre la facturation clients : création des factures, relances, suivi des encaissements. Gérer les notes de frais et les relations avec le cabinet comptable. Suivre les contrats prestataires et assurer le renouvellement ou la résiliation en temps voulu. Contribuer au bon suivi budgétaire en lien avec le management. Office Management & Vie d'Équipe Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs (bureaux, matériel, services divers). Organiser les événements internes : séminaires, team buildings, moments de cohésion équipe. Assurer la coordination logistique des déplacements, notamment pour les activités en Arabie Saoudite. Être le point de contact pour tout ce qui touche au bon fonctionnement du bureau au quotidien. minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire dans un environnement start-up ou scale-up. Maîtrise de Payfit indispensable : vous gérez les paies, les congés, les onboardings Bonnes notions de droit social : vous savez répondre aux questions courantes des collaborateurs et savez quand escalader à un expert. À l'aise avec la facturation et les basiques de la gestion administrative. Vous êtes à l’aise avec la tech et les outils IA Compétences & Savoir-être : Très organisé(e) et rigoureux(se) : rien ne vous échappe, vous gérez plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil. Discrétion et confidentialité : vous avez accès à des informations sensibles (paies, contrats, finances). Proactif(ve) et autonome : vous anticipez les problèmes avant qu'ils deviennent urgents. Bon(ne) communicant(e) : interface naturelle entre les équipes, la direction et les prestataires externes. À l'aise dans un environnement en forte croissance, où il faut parfois créer les process soi-même. AlloBrain est le premier partenaire en IA générative dédié à l'optimisation des centres de relation client. Nous équipons déjà des références de premier plan : Club Med, SNCF, FDJ ou Groupama pour faire de leur relation client un levier de croissance et de compétitivité.