Secretaire en batiment (h/f)

Descriptif de la fonction

Sous la direction et le contrôle des instances dirigeantes de l'entreprise et en collaboration avec les différents services de l'entreprise, l'Assistante Commerciale sera en charge des différentes tâches administratives suivantes :

Appel d'offres :

- Commande ou téléchargement les dossiers d'appels d'offre,
- Assure la traçabilité de chaque dossier par son enregistrement,
- Réalise la préparation des dossiers de réponses aux appels d'offres conformément aux règlements de la consultation en amont des dates de réponse imposées par les maîtres d'ouvrages,
- Assure la mise à jour régulière des documents administratifs joints aux dossiers,
- Envoi des dossiers d'appels d'offres dans les délais imposés par papier ou par voie dématérialisée.

Devis :

- Enregistrement, mise en forme des devis, archivages des devis

Carte professionnelle :

- Etablissement des attestations de travaux avec les CDTX conformément à la nomenclature de la FNTP,
- Suivi et préparation des dossiers de mise à jour de la carte professionnelle.

Sous-traitants :

- Etablir les contrats de sous-traitance, suivi et contrôle des retours des contrats signés par les sous-traitants, contrôle des pièces jointes avec contrôle des mises des documents à jours obligatoire pendant la durée des contrats.
- Etablir les demandes d'agréments des sous-traitants aux maîtres d'ouvrages.
- Suivi et contrôle des documents administratifs des sous-traitants

Formation :

- Suivi des dossiers de formation de la confirmation d'inscription à la réalisation de la formation (dédits de formation, planning de formation, convention de formation, logistique des formations, convocation).

Toutes ces tâches seront réalisées en collaboration avec les différents services de l'entreprise et en contact avec l'extérieur (client, organismes professionnels.).

L'assistante commerciale réalise ces tâches en présentant de manière convenable tous documents, mémoires, devis, correspondances, qu'elle actualisera régulièrement en fonction des changements intervenants au sein de l'entreprise.

Responsabilité générale :

- L'assistante s'assure de la bonne réalisation des tâches qui lui sont confiées, elle transmet dans les délais tous les dossiers dont elle a la charge, et elle actualise en temps réel les documents en fonction des changements intervenants au sein de l'entreprise.
- Polyvalences demandées sur le poste notamment : tenue du standard téléphonique, saisie des rapports journaliers de chantier (pointage, achats, matériels), saisie des factures fournisseurs, saisie et envoi des DICT, gestion du planning des ouvriers et traitement des documents administratifs chantiers.
- Gestion des ouverture et des fermetures des chantiers.
- L'assistante réalise toutes ces tâches dans le respect de l'environnement, des règles de santé et de sécurité conformément à notre système Qualité et Environnemental (certification ISO 9001 et 14001 actuellement applicables).