Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité du responsable du service animation seniors, Le/la secrétaire administratif-ive du service animation séniors assure la préparation, l’organisation et le suivi des activités d’animations et de loisirs auprès des séniors clichois. Il/elle gère également les voyages et séjours des seniors. Il/elle accueille le public senior pour les inscriptions à la carte de loisirs et aux activités proposées par le CCAS. 1 - Accueil des personnes séniors : Accueil physique, téléphonique et mail des seniors dans le service : gestion des cartes de loisirs, des inscriptions aux activités, informations générales, gestion de la facturation en lien avec Clichy famille 2- Organisation des sorties et animations : Elaboration du livret d’activités chaque trimestre Organisation des sorties/animations : devis, bons de commande, réservations, préparation, lien avec les prestataires Suivi de la fréquentation, de la logistique et des besoins Seconder ponctuellement les animateurs sur les évènements sur l’organisation et le service Gestion spécifique d’événements récurrents importants : bals, banquet de noël, spectacle des étrennes, distribution des colis de noël 3 - Organisation des voyages et séjours : Organisation administrative des voyages : bons de commande, réservations Suivi et préparation de la commission voyages Information du public et suivi des inscriptions Suivi de la facturation et de l’organisation 4- Inscriptions aux activités seniors : Inscriptions aux activités Lien avec les intervenants Recueil des informations sur la participation des seniors Gestion logistique du bon déroulement des activités Profil recherché 1. Savoirs/diplômes : • Accompagnement de la personne âgée. Prise en compte des spécificités liées à ce public. • Capacité d’organisation et d’anticipation • Capacité d'analyse et de résolution de problèmes • Faire preuve de rigueur 2. Savoirs faire : • Avoir une bonne expression orale et écrite • Faire preuve d'autonomie dans l'organisation du travail. • Disponibilité et sens de l'accueil • Connaissance de l’outil informatique • Sens des responsabilités 3. Qualités relationnelles exigées : • Capacité d'écoute : analyser et comprendre la demande de l'interlocuteur, afin d’y apporter une réponse adaptée • Capacité d’adaptation aux différentes situations • Savoir travailler en équipe
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