Vos missions en quelques mots Au sein de la Direction des affaires générales et juridiques, le service des Formalités administratives/Accueil a pour objectif la fourniture de prestations liées à la vie civile et citoyenne des usagers (état civil, élections, funéraire, recensement…) tout en assurant un accueil de qualité à l’Hôtel de Ville tant dans l’information et l’orientation des usagers que dans la délivrance de services. Au sein de la direction, l’assistant-e adminsitratif-ive est placé·e sous la responsabilité du responsable du secteur funéraire. Garantir l’accueil des usagers • Accueillir et renseigner les usagers • Recevoir les familles et les entreprises pour toute question relative à l’activité funéraire • Informer sur les prestations et fournitures nécessaires aux obsèques • Coordonner les informations et les transmettre aux agents funéraires • Faire appliquer le règlement du cimetière Assurer le suivi logistique pour l’exécution des prestations • Etablir une liaison avec les prestataires funéraires lors d’achats de concessions ou de travaux sur les sépultures et organiser l’arrivée des convois • Gérer les enlèvements de déchets des 3 cimetières en lien avec le prestataire • Délivrer les badges pour accéder en véhicule dans le cimetière de la Classerie • Gérer les stocks de fournitures administratives et de matériel et réaliser les commandes • Participer à l’organisation des évènements notamment la Toussaint • Identifier trimestriellement les sépultures échues et informer les familles • Rédiger la note trimestrielle relative aux exhumations administratives et la transmettre au service des ressources humaines (reversement de la prime d’exhumation aux agents de fossoyage) Monter les dossiers administratifs et financiers • Enregistrer les concessions sur le logiciel métier • Participer à la mise à jour des plans • Suivre les facturations et les transmettre au service comptabilité • Elaborer et saisir les devis et bons de commandes • Suivre les impayés des factures cimetières • Participer à l’élaboration du budget De manière ponctuelle, aider à la préparation des scrutins électoraux (réservation des locaux, inscriptions des agents pour la composition des bureaux de vote, élaboration des courriers pour les assesseurs, remise en page du code électoral, préparation des procès-verbaux) Profil recherché Vous disposez d’une expérience sur un poste similaire dans le domaine funéraire ou sur les métiers d’accueils et vous avez des connaissances sur la législation funéraire, la connaissance du règlement des cimetières et des compétences des institutions sur ce domaine. Interlocuteur quotidien des usagers, vous êtes doté de réelles qualités d'écoute et savez gérer vos émotions et respecter celles des autres et vous avez de réelles capacités à travailler en équipe. Vous maitrisez l’outil informatique et les logiciels bureautiques.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.