DESCRIPTION DE LA FONCTION
Le gestionnaire administratif assure des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique du Bureau d’Appui à la Pédagogie Numérique (BAPN). Il assiste le Directeur adjoint de la direction Formation dans la gestion administrative et financière.
Rattachement et caractéristiques du poste :
* Gestion administrative au sein du BAPN qui comporte 6 personnels
* Poste rattaché au Pôle Ingénierie des formations sous la responsabilité du Directeur Adjoint en charge du Pilotage
* Collaboration en interne avec les différents bureaux de la Direction Formation
Relations avec les autres structures de l’université :
Composantes de l’Université et autres services de l’Université (centraux, DSI, service audiovisuel)
Liens fonctionnels :
Agents du BAPN et des bureaux de la Direction Formation
Liens hiérarchiques :
Poste sous la responsabilité du Directeur Adjoint en charge du Pilotage
MISSIONS ET ACTIVITÉS
Gestion administrative et financière :
* Accueillir, informer et orienter l’ensemble des usagers du BAPN (étudiants, chargés de cours, enseignants)
* Participer aux opérations de logistique du BAPN
* Mettre en œuvre les procédures de gestion en lien avec le responsable : gestion des achats, mise en œuvre des dépenses, suivi du budget et de son exécution
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ...)
* Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques (ordre de mission, réservation hôtel/train, ...)
* Préparer et diffuser des informations concernant le fonctionnement du BAPN
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ...)
Gestion des emplois du temps, de l’EC compétences numériques, des salles informatiques et de la plateforme Moodle :
* Établir l’emploi du temps des cours de l’EC Compétences Numériques
* Gérer les plannings des salles informatiques
* Saisir les heures des chargés de cours sur le logiciel dédié
* Établir les états de service des tuteurs et des étudiants responsables du libre-service
* Organiser les épreuves de certification PIX
* Gérer le catalogue des EC libres sur Moodle en lien avec les étudiants du libre-service
* Procéder à la réactivation des cours sur Moodle en collaboration avec le reste de l’équipe
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