Assistant / assistante de gestion d'entreprise (h/f)

Assistant.e de gestion polyvalent.e F/H - Montpellier
Dans le cadre du développement des activités du bureau d'études CAPSE, l'agence de Montpellier recherche un(e) Assistant (e) de Gestion Polyvalente, vous aurez pour missions :

Assistanat Administratif :

1- Facturation clients :

Saisir et gérer la facturation clients (Suivi des facturations mensuelles avec les chefs de projet).
Suivre les règlements et relancer les clients en cas de retard de paiement.

2- Gestion Administrative :

Organiser les déplacements (réunions, visites sur site, formations).

Assistanat Ressources Humaines :

1- Gestion des Visites Médicales :

Organiser et suivre les visites médicales des employés.

2- Gestion des Formations :

Coordonner l'organisation des formations internes et externes.
Suivre les inscriptions et les participations aux formations.

3- Gestion des Dossiers du Personnel :

Mettre à jour et assister à la gestion les dossiers administratifs des employés.

Assistanat Opérationnel :

1- Assistance des chefs de projet :

Suivi et planification des missions via notre logiciel ERP SX One (Everwin).
Suivi des contrats de sous-traitants.

2- Paramétrage logiciel de suivi des Affaires (SX One) :

Mise à jour des modèles de devis.
Tableau de suivi des commandes.
Suivi des Go no-Go

3- Réponse aux appels d'offre

Veille sur les appels d'offre.
Etablissement des dossiers administratifs et relations avec les cotraitants et sous-traitants.
Dépôt des Offres.

Intérêts du poste

CAPSE accompagne des projets riches et variés auprès d'une clientèle hétérogène reconnue (métropole, collectivités, états, aéronautique, énergies nouvelles, industrie du papier, pharmacie, pyrotechnie, automobile, ingénierie, etc.) offrant la possibilité d'avoir une vision à 360° sur différents types de projet.

Intégrez une entreprise respectueuse qui valorise votre travail et vous permet d'évoluer.

Vous serez encadré(e) par le gérant, la Responsable Administrative et la Responsable Ressources Humaines pour vous épauler et vous faire monter en compétences.

Vous disposerez d'un programme de formation adapté, de supports méthodologiques éprouvés et de logiciels avec des supports dédiés.

Vous bénéficierez:

- D'un environnement de travail agréable,

- D'horaires de travail sur 4,5 jours,

- D'une évolution de rémunération,

- D'une mutuelle-prévoyance (prise en charge à 75%) et de tickets restaurants.
Titulaire d'un BAC + 2 / 3 dans les domaines de gestion, comptabilité, ressources humaines ou équivalent, vous justifiez d'une expérience minimale de 3 ans, idéalement en bureau d'études, en lien avec les compétences demandées.

Vous êtes compétent dans la:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).

- Connaissance des logiciels de facturation, de, de gestion RH.

- Rigueur, organisation et sens du détail.

- Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.

- Bonne communication écrite et orale.

- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Nous recherchons des candidat(e)s capables de s'investir et d'enrichir la culture de l'entreprise, faisant preuve d'esprit d'équipe, étant force de proposition, doté(e)s d'un bon relationnel. Des capacités organisationnelles et rédactionnelles avérées, de la rigueur sont nécessaires.