Description de l'offre
Assistant(e) Achats, secrétariat de deux des quatre bureaux, rattachée à l'échelon central du service en collaboration avec l'autre secrétaire du service (SMA EC + 2 bureaux). Les missions sont les suivantes : gérer le courrier réception et envoi du SMA (chrono, scan, diffusion électronique, archivage) ; gérer et suivre la signature des marchés par la Direction Générale du CEA, la Direction du Centre, et les autres Directions (iXParapheur et autres outils informatiques) ; archiver les documents (papier et informatique) ; prendre les avis de rendez-vous dans HORUS ; accueillir les visiteurs ; prendre les appels téléphoniques et les gérer ; gérer les documents confidentiels ; faire les ordres de mission ; organiser les missions (transport, hébergement) ; organiser les réunions (coordination des agendas et réservation de salle) ; assurer l'approvisionnement et le suivi des consommables du Service (fournitures, photocopieurs) ; saisine des FEBIA (demandes d'achat), des demandes de contrats temporaires dans SWIFT, des abonnement dans MAIA, donner les accès aux fournisseurs aux documents consultables, mettre à jour le site intranet du SMA ; accueillir les nouveaux recrutés et préparer leurs formulaires d'accès (compte informatiques, accès SAP, accès aux installations...), gérer les déménagements de bureaux et les besoins de mobilier. Le poste demande réactivité et aisance avec les outils informatiques en particulier pour assurer sans délai la diffusion électronique des documents émis par le SMA (50% de 3800 documents par an) et leur intégration dans la GED (Logiciel ENNOV).
Profil du candidat
Vous êtes titulaire d'un bac +2 secrétariat / administratif et ou Achats/commercial et avez une expérience de 3 à 5 ans.
Compétences / qualités :
- sens de l'organisation
- réactivité / capacité à travailler dans l'urgence
- discrétion et confidentialité
- capacité d'adaptation et d'investissement dans les missions
Compétences techniques :
- maitriser les outils informatiques :Word, Excel, power point, Outlook
- applications CEA : Fébia, Horus, Sigma, Swift, MAIA, SAGA...
- Appliquer les techniques rédactionnelles, de mise en forme de documents et maîtriser l'orthographe. Connaître et maîtriser les supports du CEA (Charte graphique, imprimés spécifiques, modèles...).
« Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l'intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d'organisation pour l’inclusion des travailleurs handicapés. »
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