Secrétaire de direction (f/h)

Secrétaire de direction (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et d’évolution.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Le pôle éducation culture et vie associative a pour mission de piloter les politiques publiques de l’éducation (suivi des 34 collèges), de la culture et des établissements culturels départementaux, du sport, de la jeunesse et de la vie associative. Le suivi du Centre de la Mémoire d’Oradour-sur-Glane et de CHEOPS 87 sont également rattaché à ce pôle.

Il est composé de 20 agents sur le site de l’Hôtel du Département qui interviennent dans le domaine de la culture, des collèges, du sport, de la jeunesse et de la vie associative. Il est complété par les équipes dans les établissements culturels et dans les collèges, soit environ 400 agents.

Les missions dévolues à ce pôle sont transversales, en lien avec de nombreux partenaires internes et externes et usagers du service public.

Description

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du pôle éducation culture et vie associative, vous aurez en charge d’assurer le secrétariat du pôle, des missions sport et jeunesse vie associative et de la direction de la culture.

Activités du poste

À ce titre, vous devrez :

- Assurer le secrétariat de direction du pôle, des missions sport et jeunesse vie associative et le suivi de sa gestion administrative,

- Gérer le courrier, les appels téléphoniques et les plannings du pôle,

- Vérifier, relire et corriger les documents sortants (rapports, courriers, notes …)

- Assurer le classement des dossiers,

- Assurer de manière ponctuelle le secrétariat de la direction des collèges,

- Pour la direction de la culture :

- assurer la rédaction et le suivi administratif des dossiers (subventions, établissements culturels) en lien avec la Gestionnaire culture et la Directrice de la culture,

- participer au suivi des salles culturelles.

Compétences et qualités requises

Savoirs :

Connaissance technique du secrétariat, des procédures administratives et de l’institution départementale,

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques,

Connaissance de l’environnement territorial et de ses partenaires,

Parfaite connaissance des règles d’orthographe et de grammaire.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils informatiques,

Qualité d’organisation, de rigueur et d’adaptation,

Respect des procédures validées par l’institution.

Savoir-être :

Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion,

Qualités d’écoute et relationnelles,

Réactivité,

Sens du travail en équipe et en transversalité.

Conditions d'exercice/Avantages

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible en fonction du métier

Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours en fonction du métier

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

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