Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Missions principales

- Accueil téléphonique et physique ;
- Organisation des réunions, des manifestations ponctuelles et des formations mises en place organisées par l'UDOGEC 33 ;
- Réception, traitement et diffusion de l'information relative à l'UDOGEC 33 auprès des personnes, organismes ou partenaires concernés ;
- Renseignement et information des Présidents et membres des Bureau d'OGEC, des chefs d'établissement et autres partenaires ; sur le fonctionnement de leur association ;
- Partage des informations pertinentes ;
- Missions administratives et de gestion courante : mise en forme et traite du courrier, de rapports de CA et gestion des mails ;
- Suivi des dossiers de l'association (classement et tenue des Comptes-rendus de CA, de l'AG, statuts, etc.), archivage ;
- Gestion des services civiques (site internet, accompagnement des chefs d'établissement.) et des formations obligatoires ;
- Suivi administratif des dossiers confiés par le Secrétaire Général et autres dossiers en cours ;
- Relation directe avec les autres permanents, les administrateurs, les établissements et les partenaires de l'UDOGEC 33 ;
- Information de son supérieur hiérarchique ou de la présidence avant toute prise de décision ;
- Gestion des agendas (Secrétaire Général, présidence) et rappel des échéances et des dossiers importants ;
- Remise en banque des chèques reçus par courrier en lien avec le service comptable ;
- Secrétariat de l'UROGEC NA.

Responsabilités et Autonomie

- Capacité à travailler de manière autonome, mais souci de rendre compte, sous la responsabilité du Secrétaire Général.

Expérience professionnelle souhaitée - Compétences requises :

- Très bonne maîtrise des outils informatiques (PowerPoint, Word, Excel, office 365, Outlook, Teams, Access.) ;
- Possibilité de déplacement en Gironde ;
- Capacité à mettre en place la gestion courante de l'association et les actes administratifs, à gérer les appels et les demandes ;
- Archivage et saisie ;
- Capacité de rédaction et de synthèse ;

- Savoir planifier et coordonner tous les aspects logistiques d'un évènement, d'une réunion.

Qualités et savoir-être

- Respect du caractère propre de l'association et des consignes ;
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Polyvalence, proactivité et autonomie ;
- Facilité de passer d'une mission à une autre et gérer les urgences ;
- Réaliser un retour régulier à son responsable (sur avancement missions, les éventuels problématiques, les besoins.) ;
- Patience et gestion efficace du temps ;

- Compétences organisationnelles ;

- Esprit d'équipe, bienveillance, adaptabilité et sociabilité ;
- Bonne communication, fiabilité et aisance relationnelle ;
- Esprit d'analyse et de synthèse.