Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.
S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.
Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !
La Région élabore des politiques publiques structurantes pour la Bretagne et des schémas et stratégies qu'il lui appartient
ensuite de porter dans la durée, d'expliquer et de faire connaître aux différentes cibles.
Au sein des services régionaux, et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services, la Direction de la
Communication s'est vu confier l'information des citoyens, la promotion des politiques publiques, l'animation des démarches
de promotion de la qualité de la relation aux citoyens et les démarches de citoyenneté
La Direction de la Communication (DIRCOM) contribue à la définition de la stratégie de communication de la Région et la met
en œuvre.
L’assistant-e de direction, chef-fe du pôle secrétariat de la communication apporte une aide permanente au Directeur de la
Communication dans la conduite de ses missions.
L’assistant-e de direction /chef-fe du pôle secrétariat de la communication assure le bon fonctionnement de la vie de la Direction
en lien avec les personnes assurant des fonctions de secrétariat et d’assistance dans les services de la Direction
Missions
Missions principales
Assurer des missions d’appui à l'organisation de la Direction
Organisation de la vie professionnelle du Directeur de la Communication et de son adjoint.e :
Organiser l’agenda, monter des réunions pilotées par la Direction, prendre et accorder les rendez-vous en tenant
compte des priorités
Cibler les informations urgentes et importantes et transmettre les messages
Organiser et gérer les déplacements et les frais de mission
Préparer et suivre le planning de congés de la direction
Assurer un appui à la mise en place de procédures internes
Participer aux réunions du comité de direction et rédiger le compte-rendu
Rédiger, mettre en forme des courriers, notes, documents
Assurer le suivi du courrier mis en signature
Organiser le classement et l’archivage des dossiers physiques et informatiques
Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre les budgets fonctionnels de la DIRCOM (restauration et fournitures)
Valoriser et utiliser l’information qui transite par le secrétariat de la direction
Coordonner l’accueil physique, téléphonique et courrier de la direction :
➔ Accueil physique et téléphonique :
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner et orienter les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Assurer et organiser l’accueil physique des visiteurs
➔ Courrier physique [entrant et sortant]
Récupérer, trier, et orienter après visa de la direction
Assurer le suivi sur le logiciel Ariane
Centraliser et vérifier le contenus des parafeurs [circuit des courriers mis en signature]
Gérer le circuit de signature électronique des documents [i-parafeur]
➔ Courrier électronique :
✓ Gérer les courriels adressés sur la boite mail générique de la direction communication@bretagne.bzh en y
apportant la réponse adéquate
✓ Traiter les courriels issus du formulaire de contact du site bretagne.bzh en y apportant une réponse ou en
redirigeant vers la direction compétente en charge de la réponse
✓ Relever quotidiennement et pré-traiter les courriels adressés sur la boite secretariat.dircom@bretagne.bzh
Gestion et suivi des sollicitations - dans l’outil dédié Teams
Procédure interne visant à solliciter l'autorisation à lancer une action de communication avant son commencement et
à valider les livrables) :
Recevoir les demandes via le formulaire de sollicitation
Enregistrer la carte dans Planner Dircom
Orienter les projets vers les services concernés de la Direction
Assurer le suivi tout le long de la procédure
Bureau des Projets
Préparer et participer aux réunions de pré-cadrage
✓ Suivi des cartes Planner Dircom
✓ Préparation des CODIR Dircom
✓ Préparation des projets à valider/arbitrer
✓ Relance et veille sur les délais de réponse
Gestion des projets dans Project Monitor (logiciel de pilotage des projets : planification, suivi)
✓ Création de la fiche projet dans l’outil
✓ Création revue de projets pour passage en CODIR
✓ Clôture des projets
Pilotage des activités
✓ Saisir ses activités et les planifier dans l’outil Project Monitor
Information dans les accueils de site / Procédure Présentoirs dans les accueils :
Organiser et participer aux réunions mensuelles
Élaborer la fiche mensuelle de mise en place des présentoirs de publications dans les accueils
Recenser, en lien avec les accueils, les publications nécessaires à la mise en place de ces présentations
Adresser les publications nécessaires
Adapter les fiches mensuelles de présentation en fonction des retours des accueils
Mise à jour du tableau de suivi des publications
Procédure de traitement des demandes au FIR
La Dircom reçoit régulièrement des demandes d’aides ou de partenariats pour des projets n’entrant pas dans les
dispositifs des politiques publiques de la Région. Ces demandes sont transmises au Cabinet du Président pour
éligibilité éventuelle au Fonds d’intervention régionale (FIR)
✓ Recenser les demandes reçues dans un tableau partagé afin de connaitre la position du cabinet et la suite à
donner
Assurer le secrétariat du Service Evénementiel :
Gestion des déplacements dans l’outil Déplacements (création des ordres de mission, réservation d’hébergements,
véhicules de services…)
Gestion des états de frais mensuels
Mise en forme de notes/courriers
Gestion des objets promotionnels (réponses, tableau de suivi)
Pour l’ensemble de la Direction
Organiser et gérer les matériels et les stocks de fournitures de bureau mis à disposition des agents
Gérer le budget annuel des dépenses en fournitures de bureau
Suivre le budget concernant les dépenses en restauration de la Direction
Gérer le planning de la DIRCOM
Organisation de la vie administrative de la Direction :
Accompagner l’accueil des nouveaux arrivants
Gérer et alimenter la base de connaissance Confluence
Gérer le guide d’accueil des nouveaux arrivants
Animer le pôle secrétariat pour assurer le bon fonctionnement et la continuité de la vie du service en diffusant les
bonnes pratiques du métier. Proposer des améliorations au fonctionnement interne
Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures internes
Diffuser des informations internes et externes utiles à la vie des agents et au fonctionnement de la Direction par le
biais des canaux TEAMS.
Assurer la coordination administrative interne de la Direction
Organisation fonctionnelle de la vie de la Direction :
Gérer l’organisation logistique de la Direction, en relation avec le service des moyens généraux (SMG) et la direction
numérique des systèmes d’information (DNSI)
Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la Direction
Missions secondaires
Aide à la mise sous pli pour les envois en nombre
Présence ponctuelle sur les salons et événements
RELATIONS HIERARCHIQUES
• L’agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : du Directeur de la Communication
• L’agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d’agents et leurs fonctions) : 1 assistante administrative
RELATIONS FONCTIONNELLES
Partenaires internes :
• Au sein de la Direction : les agents et services de la DIRCOM
• Au sein de la collectivité : la Direction générale des services et le Cabinet du Président, les assistant-e-s de direction des
autres directions de la Région, le SMG et la DNSI
Partenaires extérieurs :
• Les partenaires de la Région
• Les prestataires de service
• Les usagers s’adressant à la DIRCOM
Lieu de travail : Rennes – site de Patton
Horaires et temps de travail : horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations de la direction
Métier éligible au télétravail
CDD de 3 mois à compter du 15/01/26. Rémunération nette mensuelle hors prélèvement à la source et hors Supplément Familial de Traitement basée sur un grade de rédacteur (régime indemnitaire compris) : 1751,89 €.
Compétences recherchées
COMPETENCES REQUISES
(Compétences, compétences techniques, compétences managériales, …) :
- Expérience réussie dans un poste similaire d’assistante de direction.
- Bonne connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité
- Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités, administrations et partenaires
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)
- Expression orale et écrite de qualité
- Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, power point, etc), de la messagerie et de l’internet
- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe, grammaire
- Très bonne organisation et méthode
- Esprit d’initiative et autonomie
- Sens de l’accueil téléphonique
- Sens du travail en équipe
- Disponibilité et discrétion
Pourquoi nous rejoindre
Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...
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