Assistant(e) de direction (h/f)

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle. Catégorie B ou C. Filière Administrative. Pour la direction de la Communication.

Epinal (33 410 habitants surclassée à 40 000 habitants en tant que commune touristique) est une ville emblématique située au cœur des Vosges, ville-centre de la Communauté d’agglomération d’Épinal, et ville siège de la préfecture.

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Épinal s’engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l’Image, la ville d’Epinal organise régulièrement des événements d’envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d’Épinal est attractive pour sa qualité de vie.

Au sein de la Direction Communication composée de 10 agents, vous assistez le directeur, son adjoint et l’ensemble du service dans les tâches administratives et dans des missions propres à la Direction de la communication. Vous participez à l’organisation des événements comme l’accueil des nouveaux agents de la collectivité ou des nouveaux habitants.

Missions principales

1. Accueil physique et téléphonique ;
2. Gestion du courrier postal et électronique ;
3. Organisation du plan de classement du service et mise à jour de l’archivage ;
4. Gestion du stock de matériel (banderoles, kakémonos, goodies…) ;
5. Mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes, …) ;
6. Organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus ;
7. Gestion des ordres de missions et remboursements des frais ;
8. Approvisionnement en fournitures de bureau ;
9. Suivi budgétaire ;
10. Gestion des abonnements presse ;
11. Réalisation de la revue de presse et diffusion de celle-ci ;
12. Programmation et suivi de l’affichage (centralisation des demandes, planification, suivi des relations avec les prestataires, programmation des panneaux numériques) ;
13. Suivi de la distribution du magazine municipal et des dépôts légaux des publications municipales ;
14. Installation du dispositif de retransmission vidéo des conseils municipaux. ;
15. Suivi du stock de matériel photo et vidéo ;
16. Gestion de la photothèque (indexation, recherche iconographique).

Profil et compétences

17. Issu(e) d’une formation d’assistant(e) de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d’une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d’une culture territoriale avérée et d’une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point).
18. Nous recherchons une personne dotée d’un excellent sens du contact et animée par le goût du service.
19. Rigoureux(se) dans l’organisation de votre travail, vous savez faire preuve de réactivité face aux demandes précises et proposer des solutions adaptées grâce à votre force de proposition.
20. Votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe sont des atouts essentiels pour contribuer efficacement à la réussite des missions.