Adjoint administratif 80% ifps (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du Coordonnateur général des instituts de formation, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion des études et du suivi de cursus des étudiants en soins infirmiers (IDE) et élèves aides-soignants (AS). Il contribue au bon fonctionnement de l'institut, à la qualité du suivi des dossiers et à l'accueil des usagers.
Missions spécifiques
• Participation à l'organisation de réunions et d'évènements
• Participation au suivi de la communication interne

PROFIL RECHERCHÉ :

1. Accueil et Secrétariat Général :  Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs sur les horaires d'ouverture du secrétariat.  Gérer la boîte mail générique de l'IFPS : lecture, tri, réponse et redirection des courriels.  Assurer la gestion du courrier (réception, tri, ventilation, expédition).  Réaliser le classement de documents.  Procéder à l'archivage régulier des dossiers et documents administratifs.  Réservation des salles pour les demandes externes. 2. Gestion Administrative de la Scolarité des Étudiants et Élèves (IDE & AS) :  Admission : Gérer les dossiers de candidature (Concours Aide-Soignant et Parcours Sup).  Inscription et rentrée :  Préparer et suivre les dossiers d'inscription, vérifier les pièces administratives et médicales (vaccinations, sérologies en lien avec le SUMPPS).  Préparer les documents de rentrée (certificats de scolarité, documents clefs...).  Gérer les inscriptions des étudiants auprès de l'UBO et les demandes de cartes étudiants.  Gérer les demandes des cartes de self avec le CHPM  Générer les codes WIFI pour les intervenants extérieurs.  Suivi de la scolarité : o Créer et tenir à jour les dossiers scolaires des étudiants et élèves de la rentrée au diplôme. o Gérer les absences, les déclarations d'accidents du travail (AT) et d'accidents d'exposition au sang (AES). o Traiter les demandes de mutation via et vers l'IFPS. o Traiter les demandes d'interruption ou de césure et en assurer le suivi sur SOLSTISS. o Convoquer les apprenants pour les rattrapages. o Actualiser le trombinoscope et le registre des promotions.  Diplomation : Participer à la gestion administrative de la diplomation pour les Diplômes d'État d'Infirmier (DEI) et d'Aide-Soignant (DEAS). 3. Gestion Administrative des Stages :  Élaborer, expédier et suivre le retour des conventions de stage.  Communiquer les plannings et informations aux cadres de santé des services et aux cadres supérieurs de pôle du CHPM.  Créer les dossiers des étudiants sur le logiciel SILLAGE et gérer les droits d'accès pour chaque période de stage.  Générer les codes WIFI.  Préparer les pochettes de départ en stage (feuilles d'évaluation, attestations de déplacement, tableau de présence).