Vos missions :
1- ASSURER L'ACCUEIL
. Réception et orientation des appels téléphoniques avec amabilité et disponibilité
. Prise de notes et transmission des messages
. Vérification des réceptions de mails et orientation vers les personnes concernées
. Réception et orientation du public
2- ASSURER LE SECRETARIAT GENERAL
. Rédaction des projets de réponse aux courriers
. Traitement de certains problèmes courants
. Organisation et suivi des envois en nombre
. Traitement et dispatching du courrier entrant
. Enregistrement du courrier sortant
. Classe et archive les dossiers administratifs et du personnel
. Gestion prévisionnelle des fournitures de bureau
. Relevés kilométriques mensuels des véhicules
. Préparation, édition, mise à jour des documents institutionnels (Livret d'accueil, règlements, plaquettes, tableaux de bord
. Recherche de nouvelles procédures visant une amélioration des missions confiées
. Prise de notes lors de certaines réunions, sous couvert du directeur
3- ASSURER LE SECRETARIAT RELATIF AUX DOSSIERS DES USAGERS
. Enregistre le courrier au départ et à l'arrivée
. Frappe de courrier et de documents
. Tenue et relance des échéances relatives à la prise en charge des usagers
. Tenue des dossiers des usagers
. Suivi des présences absences des usagers
. Préparation des rapports d'activités sous couvert des chefs de services
. Gestion et mise à jour du DIU (Dossier Individuel de l'Usager)
4- GESTION DES DOSSIERS DES RESSOURCES HUMAINES
. Préparation des documents relatifs aux embauches
. Liens avec les organismes sociaux (direction du travail, retraites, mutuelle, médecin du travail, prévoyance etc .)
. Saisie des absences des salariés en lien avec la comptable (congés, arrêts, repos)
. Gestion du dossier administratif des salariés en lien avec la comptable
. Saisie administrative d'Octime (logiciel de planning)
5- PREPARER ET ORGANISER LES REUNIONS A LA DEMANDE DE LA DIRECTION (instances représentatives, assemblées internes)
. Logistique, réservation de salle, information aux salariés
. Conception, diffusion et invitation des intervenants / participants
. Saisie et diffusion des comptes rendus de réunion, sous couvert du directeur ou du chef de service
CDD remplacement arrêt maladie à pourvoir de suite et jusqu'au 2/6/25.
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