Secrétaire médicale - service santé au travail h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
RémunérationSelon votre profil et les grilles de rémunération
Service d'affectationSanté au Travail
Présentation du service
L'équipe pluridisciplinaire de santé au travail est composée de 5 secteurs d'activités :

Le Service de Santé au Travail chargé de la prévention et du suivi de la santé des agents

Le PRESST (secteur de prévention des risques professionnels) chargé d'élaborer, de mettre en oeuvre et de suivre une politique d'hygiène et sécurité commune aux trois sites

Le secteur Handicap chargé de l'insertion et du maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés

Le service social du personnel chargé de l'accompagnement social du personnel

Le service de santé au travail du GH fonctionne sur trois sites.

La médecine du travail est une médecine exclusivement préventive : elle a pour objet d'éviter toute altération de la santé des salariés, du fait de leur travail, notamment en surveillant leur état de santé, les conditions d'hygiène du travail et les risques de contagion.

Vos missions
- Prendre en charge le secrétariat médico-administratif, l'accueil et la planification de l'activité des médecins du travail en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire du service santé au travail
- Accueil physique et téléphonique du service. Recueil et transmissions des informations.
- Orientation des agents;
- Conseil auprès des agents lors des démarches administratives (fiche de liaison, ouverture de dossiers)
- Prise des rendez-vous;

Travail de planification et de secrétariat :
- Création du dossier médical de l'agent sur CHIMED et mise à jour à chaque visite ou changement de situation de l'agent;
- Organisation et préparation des visites médicales : visites d'embauche, statutaires, à la demande de l'agent
- Rédaction et envoi des convocations aux visites médicales à l'agent;
- Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et autres documents administratifs;
- Mise en forme du bilan d'activité annuel du service santé au travail;
- Classement et archivage des dossiers et documents;
- Organisation et planification des consultations;
- Gestion des dossiers médicaux : transfert, prêt et fusion des dossiers médicaux;
- Assistance auprès du médecin au cours de la visite médicale;
- Tenue des agendas du médecin du travail (consultations, tiers temps, réunions);
- Information auprès des agents du déroulement de la visite médicale;
- Préparation du dossier médical et des documents nécessaires à la visite médicale;
- Transmission des fiches de liaison à la gestion du personnel;
- Transmission d'informations au conseil médical.
- En l'absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l'infirmier(e), orientation des agents selon les procédures en vigueur.

Profil recherché
Qualités et compétences :
- Accueillir, orienter les agents. Qualités relationnelles d'écoute : Sens de l'accueil ;
- Communiquer, s'adapter aux interlocuteurs, dans le respect du secret professionnel : discrétion, confidentialité, disponibilité ;
- Désamorcer les situations conflictuelles
- Organiser et gérer les priorités
- Adapter, optimiser le planning de travail, de rendez-vous de visites
- Définir/adapter/utiliser un plan de classement et d'archivage
- Travailler en équipe
- Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, représentants syndicaux
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode ;
- Esprit d'initiative, curiosité, respect des compétences de chacun.

Connaissances Requises :
- Communication et relations interpersonnelles
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word et Excel
- Maîtrise du logiciel dédié CHIMED (formation assurée) ;
- Connaissances spécifiques à la santé du travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible) ;
- Classement et archivage
- Connaissance de l'Institution et du fonctionnement interne du GH

Diplômes :
Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travail08h45 - 17h00 - Quotité : 100%
TélétravailNon
Vos avantages à l'AP-HPv Accès au self au tarif le plus bas, ou, à défaut, de tickets restaurant dans les mêmes conditions que les professionnels éligibles. v Prise en charge du transport : remboursement du Pass Navigo à hauteur de 75 %. v Accès à la plateforme d'offres et de service Hoptisoins.

Description de l'hôpitalRejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité. Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin - Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu. Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris. Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares. Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients. Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur. La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année. Rejoignez-nous, nous vous attendons !
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