Secrétaire

Le (la) secrétaire gère les commandes et assure le traitement comptable des factures du groupement logistique pharmacie.
Il (elle) gère les opérations liées à l'engagement des dépenses.
Il (elle) accueille les fournisseurs et les personnels des centres d'incendie et de secours au groupement.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du groupement logistique pharmacie :
o Gérer l'accueil physique du groupement logistique pharmacie
o Renseigner les laboratoires, les centres d'incendie et de secours et/ou les réorienter vers le bon interlocuteur(rice)

- Organiser et gérer l'agenda des cadres du groupement

- Recevoir, traiter et vérifier des pièces comptables :
o Saisir les indemnités des personnels de santé sapeurs-pompiers volontaires du groupement dans le logiciel dédié
o Traiter les factures du groupement logistique pharmacie

- Gérer la phase d'engagement comptable

- Suivre l'exécution des marchés

- Coopérer avec les services en charge du budget, des traitements comptables et de l'exécution financière et des structures de contrôles internes.

- Effectuer des commandes :
o Contacter les fournisseurs
o Réaliser des devis
o Réaliser les bons de commande

- Utiliser les systèmes d'information finances

- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Rédiger les comptes rendus de réunions
o Préparer et rédiger les courriers du groupement

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données :
o Renseigner les indicateurs qualité du groupement

- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.

Compétences, technicités et aptitudes exigées

- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62

- Procédures d'engagement comptable
- Règlementation des pièces justificatives
- Cadre règlementaire des marchés publics
- Règles et procédures administratives relatives au domaine d'activité
- Règles budgétaires et comptables des marchés publics
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs
- Règles de classement et d'archivage
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Logiciels et applicatifs métier
- Outils bureautiques.

Savoir-faire :
- Réaliser les engagements comptables et saisir les bons de commande
- Contrôler les pièces justificatives
- Assurer le suivi des consommations, des incidents du marché, et des dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués
- Gérer les litiges
- Editer des bons de commandes dans le cadre des marchés publics et hors marchés
- Contrôler les pièces marchées
- Attester le service fait
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus.)
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord
- Utiliser le logiciel métier
- Trier, classer et archiver des documents.

Qualités et aptitudes :
- Rigueur
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau
- Réserve et discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation
- Réactivité