VOTRE ROLE EN ACTIONS :
* Assurer la gestion du secrétariat général - 80% du poste
o Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d’interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires,
o Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec les partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs),
o Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services),
o Mise à jour des agendas au regard des manifestations,
o Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs,
o Secrétariat des élus (courriers),
o Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi,
o Gérer l’information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc,
o Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées,
o Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre),
o Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions),
o Assurer le suivi formation des élus,
o Gestion de la documentation pour les services et les élus,
o Enregistrement et transmission des notes de frais,
o Préparation des bons de commande pour le service,
o Gestion du matériel informatique, du parc de voitures,
* Appui administratif et logistique au service Vie Associative et Culturelle - 20% du poste
o Renfort régulier au Service, tel que : gestion des demandes de subventions des associations, appui occasionnel à la préparation d'évènements,
* Missions secondaires
o Remplacement et/ou renfort auprès de l’Assistante de Direction, tel que : appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux,
o Assurer un suivi de l'amélioration du tri dans les bâtiments.
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