Agent administratif et accueil (h/f) - noisy-le-grand

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité hiérarchique du Responsable de la MPT Ricardo Bofill, vous organisez une fonction d’accueil, d’écoute et de renseignement des habitants-usagers, des familles et des groupes informels ou des associations. Accueil, inscription et orientation du public : - Proposer une offre globale d’information et d’orientation au sein de la MPT - Animer et gérer l’espace dédié - Accompagner les publics dans leurs recherches et/ou leurs besoins en lien avec le projet social de la MPT et l’activité du territoire - Effectuer les tâches administratives afférentes à l’accueil - Participer à la construction de liens avec les usagers - Inscrire les usagers aux activités et encaisser les paiements Suivi des activités : - Établir, éditer et mettre à jour les fiches de présence activités et les listes d’attente - Prévenir les usagers en cas d’absence d’un intervenant - Suivre et réceptionner les achats de matériels et de fournitures des activités – en lien avec la responsable des achats (agent administratif) - Effectuer les approvisionnements de fournitures de bureau - Éditer et mettre à jour les listings intervenants, partenaires et bénévoles - Suivre et mettre à jour les plannings d’utilisation des salles - Diffuser des messages auprès des agents concernés Secrétariat : - Enregistrer le courrier arrivé et départ et diffuser le courrier et les envois en nombre - Rédiger tout type de documents : courriers, comptes rendues, notes… - Produire les données statistiques usagers demandées par la direction Communication : - Afficher et relayer les informations concernant l’activité, l’actualité et le projet de la MPT (oralité, mail, téléphone, courrier) - Entretenir les espaces d’information : mise à jour de l’affichage, des présentoirs, des espaces d’expression… Gestion du matériel et logistique : - Signaler les dysfonctionnements et les problèmes matériels (matériel disparu ou abîmé, problèmes de chauffage, de ménage…) - Déclencher les interventions des services municipaux compétents pour la maintenance et la sécurisation des locaux - Informer le PC sécurité des changements d’horaires de fermeture de la MPT Administratif : - Seconder la titulaire de la régie recette (suppléante) Tâches transversales : - Participer à la mise en œuvre du Projet Social - Participer aux animations et temps forts de la programmation - Assurer les réalisations des décorations thématiques de la MPT - Participer au rangement de la MPT et inventaire en fin de saison Conditions particulières d’exercice : - Déplacement à la Trésorerie principale - Participation aux animations de la MPT - Disponibilité : travail ponctuel en soirée et week-end Profil recherché - Expérience d’une fonction administrative et d’accueil Connaissances : - Connaître le projet social du CS (Animation Globale et Coordination –Animation Collective Familles), le fonctionnement, les intervenants - Connaître l'offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositifs et projets des acteurs locaux)… - Connaître des techniques de gestion de la communication et de la relation - Connaître les procédures de gestion administrative liée à son activité - Contribuer à l’application des principes de service public dans l’équipement Compétences techniques ou savoir-faire : - Communiquer avec le public - Connaitre/maitriser les outils informatiques bureautiques dédiés (Word, Excel, Incovar, Axel périscolaire) - Créer les outils nécessaires à l’animation de l’espace d’accueil - Utiliser les outils de suivi (enregistrement d’inscriptions, statistiques d’accueil) - Faire le lien avec l’équipe du centre, les habitants et partenaires de proximité - Rédiger des courriers et remplir des formulaires administratifs - Gérer des plannings (prêts de salles, permanences horaires d’ouverture…)