Gestion administrative:
* Rédiger et traiter des courriers, des mails et ou note interne en veillant à leur exactitude et leur clarté.
* Préparer des rapports, synthèse ou compte rendu à la demande des responsables ou membre des équipes FM souvent à partir de données fournies.
* Mettre à jour et concevoir des modèles documentaires pour faciliter les processus internes.
* Classer, organiser, archiver les documents papier et ou numérique dans le respect des normes et réglementation en matière de conservation des documents.
* Constituer, suivre, animer, mettre à jour les dossiers administratifs, tableaux de bord et outils de la filiale FM.
* Animer, mettre à jour et suivre les outils et plateformes à disposition.
Gestion opérationnelle :
* Planifier, organiser les réunions, événements des équipes FM.
* Rassembler, compiler ou créer puis transmettre les documents nécessaire (ordres du jours, présentations, rapports.).
* Coordonner suivre assister les déplacements professionnels ( transports, logements ...) selon les demandes émises par les responsables FM.
Gestion logistique et fournitures :
* Assurer, organiser et suivre la disponibilité des ressources Matérielles et logistiques pour le bon déroulement du fonctionnement des équipes FM dans une cadre de réduction des coûts et du gaspillage.
* Réaliser suivre et réceptionner les commandes conformément aux demandes des équipes FM validées par les collaborateurs habilités dans le respect des procédures en lien.
* Mettre en place et suivre un système de suivi des stocks.
Support comptable :
* Réaliser, suivre les bons de commandes après validation du devis par les collaborateurs habilités.
* Réceptionner les notes de frais, contrôler les justificatifs avant mise en signature auprès des collaborateurs habilités.
* Constituer, suivre, animer, mettre à jour un tableau de bord de suivi des notes de frais et des factures fournisseurs.
* Collecter, classer, archiver les tableaux de bord de facturation de l'ensemble des équipes FM.
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Mais, surtout ce sont vos qualités personnelles : sens du service, sens du contact, travail en équipe ... qui vous permettront de réussir dans cette fonction.
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