1. Formation obligatoire et transverse
* Identifier, en lien avec les responsables et experts métiers, l’ensemble des obligations de formation liée aux emplois (sécurité, habilitations, conduite, formations transverses ou métiers…).
* Construire et tenir à jour une base de données des formations obligatoires par emploi (BDD Excel ou autre outil adapté) et en assurer la fiabilité.
* Assurer le suivi, en collaboration avec les services administratifs, des prérequis à l’entrée en formation (documents, autorisations, certifications, validations internes…).
* Organiser et gérer les plannings des stagiaires et des intervenants en veillant à la continuité d’activité des services concernés.
* Coordonner et suivre les dossiers de formation en lien avec les talents, les managers et les organismes de formation : convocations, feuilles de présence, attestations, certificats, évaluations…
* Collaborer avec les services administratifs (OPCO, etc.) pour la gestion des contrats, conventions et prises en charge financières liées aux formations.
* Contribuer à la qualité de l’expérience formation des talents (communication, accueil, suivi, évaluation à chaud / à froid…).
2. Création et structuration de l’organisme de formation interne
* Contribuer à la construction et à la formalisation de l’offre de formation interne (catalogue, fiches actions, parcours, modalités pédagogiques) devant aboutir à la création d’un organisme de formation.
* Participer à la définition et à la mise en œuvre des processus de fonctionnement de l’OF : ingénierie administrative, suivi qualité, procédures de traçabilité, archivage des preuves, gestion documentaire.
* Proposer et déployer des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs de suivi, reporting RH, bilans financiers et quantitatifs) adaptés à un organisme de formation.
3. Fonctionnement interne
* Participer activement aux réunions d’équipe et groupes de travail du service formation et du service santé.
* Contribuer à la diffusion de la culture formation auprès des managers et talents (communication, accompagnement dans l’expression des besoins, sensibilisation aux enjeux réglementaires).
* Prendre part aux temps de formation internes nécessaires au développement de ses propres compétences (référentiels, outils, process internes).
4. Gestion budgétaire et reporting
* Utiliser le logiciel comptable pour le suivi des engagements de dépenses formation.
* Suivre le budget formation réglementaire : engagements, consommés, restes à engager, estimations, alertes.
* Préparer les éléments nécessaires aux demandes de financement et s’assurer de la bonne complétude des dossiers.
* Produire des reportings réguliers (tableaux de bord, indicateurs, bilans) pour le responsable de la formation
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