Secrétaire du département économie et du laboratoire epee

Entreprise

Pourquoi nous rejoindre :

Rejoindre l'Université Évry Paris-Saclay, c'est mettre vos talents au service d'un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage.

L’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat.

Aujourd’hui, notre université figure dans le top 20 des universités françaises, est la 2è université la plus professionnalisante de France et est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (12ème université au classement de Shanghai).

Intégrer les équipes de l’Université d’Évry, c’est faire le choix de découvrir de nouveaux horizons, de s’engager pour le service public et de s’épanouir dans une vie professionnelle équilibrée et enrichissante.


Poste

Sous l’autorité de la directrice financière et administrative de composante, l’agent.e assure le secrétariat du département et du laboratoire. Il.elle est le.la garant.e du bon fonctionnement du département et du laboratoire. Il.elle contribue au bon déroulement des enseignements.

Secrétaire de département :

- Gérer le secrétariat de département (envoi des convocations, organisation de la logistique, réalisation des comptes rendus et de leur diffusion) et gestion des filières (accueil des enseignants, courrier, téléphone, messagerie…).

- Suivre les enseignants titulaires et vacataires (VACENS2).

- Etablir les états prévisionnels et définitifs des enseignements des filières, des fiches horaires des filières.

- Contrôler, comptabiliser les heures et synthèses pour le département.

- Saisir et contrôler des éléments dans Sysiphe.

- Gérer les aspects financiers des filières.

- Etablir les Demandes de passation de commande (DPC)

- Assurer la liaison entre les collègues de scolarité, les étudiants et les enseignants.

- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative.



Secrétaire de laboratoire :

- Assister le.la directeur.trice de laboratoire et assurer auprès de lui.elle, le secrétariat de l’unité et exécuter les actes de gestion et les actes administratifs.

- Exécuter les actes de gestion et les actes administratifs

- Organiser les réunions de laboratoire et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions.

- Organiser la logistique des réunions, séminaires, colloques (ordres de mission, réservation, affichage).

- Assurer la gestion administrative et financière des contrats de recherche.

- Assister dans leurs démarches les professeurs-invités, les chercheurs étrangers, les stagiaires et personnels de l’unité.

- Gérer et organiser les missions des chercheurs, assure la logistique du laboratoire.

- Gérer les déplacements des enseignants, doctorants et post-doctorants (ordre de mission, inscriptions aux colloques).



Activités associées/complémentaires :

- Participer éventuellement au forum ou aux journées Portes Ouvertes de l’UFR.

- Participer éventuellement à des réunions d’informations et d’organisation (évènementiels…).

- Collaborer avec la DFAC à la réalisation d’enquêtes, tableaux indicateurs…






Profil recherché

Vous connaissez idéalement l’organisation générale et le fonctionnement administratif de l’Université et plus précisément des UFR.

Rigoureux.se, organisé.e, vous maîtrisez les logiciels bureautiques et de gestion et savez travailler en équipe (en étroite collaboration notamment avec les enseignants) tout en étant autonome. Vous êtes doté.e de bonnes capacités en communication orale et écrite.

Poste de catégorie B

CDD exclusivement