Contexte du poste : L'assistant(e) en charge de l'administration et de la gestion du service bas carbone accompagne le chef de service dans ses missions et dans ses objectifs. Il-elle organise l'activité administrative et assure la bonne gestion administrative et financière du service.
Il-elle a pour missions de :
- Donner au chef de service les moyens de supervision et de proposition sur les actes et les prestations rendues dans le périmètre de sa responsabilité.
- Centraliser les informations pour une vue globale sur le fonctionnement du service aux fins de faciliter l'identification des priorités et de consolider les décisions d'arbitrage.
- Organiser l'activité administrative du service en étant au croisement de la relation avec les responsables de services et entre les directions opérationnelles, les directions supports et la direction générale des services.
- Chargé(e) de la préparation des réponses aux appels d'offres ainsi qu'aux Appels à Manifestations d'Intérêt (AMI) lancés par l'Union Européenne, l'Etat et la Région.
Il-elle assure la bonne répartition des tâches et l'organisation du travail autour des activités suivantes :
Coordination générale
- Supervision du courrier, des agendas et circulation de l'information
- Gestion des signatures des documents internes, des conventionnements avec les tiers et des notifications
- Centralisation des documents principaux et archivage
- Finalisation et transmission des notes, rapports et comptes rendus
- Mise à jour des informations données au grand public (site internet, suivi des facebooks)
Gestion budgétaire et comptable
- Référent de la direction des finances : prise en charge de l'information financière
- Organisation de la préparation et du suivi des budgets (mouvements en cours d'année, vérification de l'état de consommation, préparation des décisions modificatives, tableaux de bord de suivi, analyse des écarts)
- Supervision des opérations comptables : saisie, gestion des factures et des recettes, bons de commande et ordres de service, contrôle comptable, contrôle de la facturation aux tiers
- Suivi des évolutions et des dispositifs de paiement des tiers (moyens de paiement, régies.)
- Suivi des financements externes en termes budgétaire et administratif
Commande publique :
- Référent de la direction des finances : prise en charge de l'information sur la commande publique
- Tenue du recensement des besoins et suivi global administratif et financier des marchés publics
- Contribution à la rédaction des cahiers des charges, de rapport d'analyse des offres de marchés en procédure adaptée et appui aux services
Ressources humaines :
- Référent de la Direction des Ressources Humaines : prise en charge de l'information et reporting des départs, des absences, des éléments variables de la paie, des accidents du travail
- Tenue des tableaux de bord sur la réalisation des éléments de paie, la formation, les absences, signalement des évolutions et mise en œuvre des régulations
- Tenue à jour du tableau des emplois et des plans de formations
- Inscription et suivi des dossiers présentés auprès du Comité Technique, CAP, CHSCT
- Organisation des procédures de recrutement, planification des renouvellements et des recrutements.
- Tenue du tableau de bord sur la mise en œuvre des plans et des recommandations sanitaires et du document unique
- Organisation de l'accueil des nouveaux arrivants contractuels, titulaires, stagiaires
Gestion patrimoniale et logistique
- Supervision et régulation des commandes de travaux d'entretien et de maintenance auprès du SEM
- Elaboration de tableaux de bord de suivi des coûts de fonctionnement des équipements
Pilotage / évaluation
- Planification des échéances des activités et des dossiers
- Création et tenue à jour de bases documentaires et des outils de suivi spécifiques des activités du service
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