Gestionnaire administratif.ve et assistant.e auprès de la sous-direction sdat

Vos missions en quelques mots I/Le/La gestionnaire administratif-ve est chargé-e du secrétariat du sous-directeur, son adjointe et du bureau de l'appui et soutien au système d'inspection (DASIT1), ainsi que GNVAC : - accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des demandes - gestion des boites institutionnelles de messagerie - gestion de l'applicatif s'agissant du traitement des courriers reçus : inscription sous Elise, distribution, suivi du traitement et envoi des courriers de réponse - gestion et sécurisation, pour le compte du sous-directeur et son adjointe, de l'organisation quotidienne du travail - gestion du planning collectif, des agendas, des déplacements et de l'organisation des réunions - constitution de fonds de dossiers - participation aux groupes de travail, élaboration des relevés de conclusions - rédaction de courriers simples, frappe et mise en forme des documents produits par le service - classement et archivage. II/ Le/La gestionnaire administratif-ve est chargé-e pour la sous-direction de l'appui et du soutien au contrôle au système d'inspection du travail (DASIT1) : - du secrétariat du Conseil national de l'inspection du travail (organisation matérielle des réunions, convocations, comptes-rendus, etc.) - du suivi des réclamations des usagers portant sur les interventions de l'inspection du travail (coordination, relance des services déconcentrés, etc.). III/ Le/La gestionnaire administratif-ve est chargé-e pour le GNVAC de l'assistance de contrôle: - gestion des ordres de mission - réalisation de copies de procès-verbaux, gestion des courriers recommandés, suivi des fournitures et appui administratif divers -appui au contrôle: saisie et mise à jour de tableaux Excel dans le cadre des enquêtes, diffusion des liaisons sociales et de la revue de presse - traitement administratif des saisines et réponses du système d'information du Marché Intérieur (IMI): téléchargement des demandes et pièces jointes, saisie des demandes sortantes sur IMI, création et classement des dossiers dans l’arborescence dédiée, alimentation du tableau de suivi Excel, archivage des échanges et des preuves d’envoi. Réceptionner, télécharger et classer les réponses transmises par les États Profil recherché Connaissances: - outils bureautiques E - techniques de rédaction administrative M - environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné M - systèmes de classement et d'archivage E Savoir-être: - grande aisance dans les techniques bureautiques, d'information et de communication - capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences et à planifier son travail avec efficacité - connaitre les outils et les méthodes de l'assistance administrative - esprit de synthèse et qualités rédactionnelles Savoir-Faire: - grandes qualités d'accueil, patience et courtoisie face aux exigences des publics M - goût pour le travail en équipe E - réactivité M - autonomie M - discrétion professionnelle M Localisation Localisation : Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire