OFFICE MANAGER - Clinique esthétique privée - Paris
La Clinique Alphand recherche un Office Manager / Responsable administratif(ve) et organisationnel(le).
Position dans l'organisation :
Rattaché(e) à la direction médicale, vos missions principales seront les suivantes:
1. Gestion administrative quotidienne
* Accueil physique et téléphonique des patients / partenaires
* Gestion des emails, courriers entrants et sortants
* Organisation et mise à jour des dossiers administratifs
* Gestion des contrats prestataires (ménage, maintenance, fournisseurs)
* Gestion des commandes de fournitures et suivi des stocks
2. Gestion RH et paie (en collaboration avec l'expert-comptable)
* Préparation des éléments variables de paie
* Suivi des congés, absences, planning des 12 salariés
* Participation à l'onboarding des nouveaux salariés (dossier administratif, présentation des process)
* Suivi des formations obligatoires, DU, DPC, etc.
3. Gestion financière de premier niveau
* Gestion des factures fournisseurs, relances et paiements
* Suivi des règlements des patients si nécessaire
* Préparation de tableaux de suivi des dépenses pour la direction
* Vérification des caisses / terminaux CB
4. Organisation logistique
* Gestion et planification des interventions de maintenance / contrôle des équipements
* Participation à l'organisation des plannings médicaux
* Coordination des agendas pour les formations internes ou masterclass
* Organisation des déplacements des praticiens si nécessaire
5. Support Qualité et conformité
* Participation au suivi des procédures qualité en vue de la certification
* Suivi des documents obligatoires : registres, traçabilité des dispositifs médicaux, conformité des locaux
* Participation à la préparation des audits ou visites de certification
6. Communication interne et externe
* Gestion des petites communications internes (notes de service, planning)
* Gestion du site internet ou des pages de réseaux sociaux si besoin
* Soutien à l'organisation des événements de la clinique (portes ouvertes, communication avec partenaires)
Profil recherché :
* Formation BAC+2/3 (BTS gestion PME, assistanat de direction, licence gestion ou équivalent)
* Expérience confirmée en office management ou assistanat de direction, idéalement dans un environnement médical ou esthétique
* Sens de l'organisation, rigueur et confidentialité
* Excellentes compétences relationnelles
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciel de gestion type Doctolib ou equivalents)
* Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant
Conditions :
* Poste en CDI, temps plein
* Salaire brut mensuel selon profil (3 500-4 200 €)
* Tickets restaurant, mutuelle
* Possibilité de jours de télétravail selon organisation
Évolutions possibles :
* Responsable administrati(f)ve de plusieurs structures si développement du groupe
* Prise en charge de la coordination qualité et conformité
* Formation en gestion RH pour élargir le périmètre
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 3 500,00€à4 200,00€par mois
Horaires:
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue: 11/07/2025
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