Responsable scolarité h/f

À propos de nous

Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».

Mission

L’EEIGM (Université de lorraine ), école d’ingénieurs en génie des matériaux recrute un responsable de scolarité H/F.

Missions

Management du service de scolarité :

* Organiser le service et les relations avec l’ensemble de ses utilisateurs
* Animer l’équipe des gestionnaires (2 agents)
* Conduire des entretiens professionnels annuels et suivre les dossiers de carrières
* Gérer le temps de travail (logiciel Agatte)

Mission 2 : Gestions administrative et pédagogique de la formation :

* Accueillir et informer les étudiants
* Gérer les inscriptions administratives en respectant la réglementation en cours
* Contrôler les encaissements en scolarité et veiller aux procédures internes concernant la Régie
* Mettre à jour les listes d’étudiants et les diffuser sur Arche
* Créer et gérer les différents groupes de TD/TP
* Superviser les emplois du temps
* Vérifier que les documents et les participants sur Arche soient à jour
* Gérer et modérer les listes de diffusion étudiantes
* Etablir les diplômes et suppléments aux diplômes
* Contrôler la gestion des absences
* Paramétrer et mettre à jour les structures d’enseignement sur APOGEE
* Vérifier et valider les structures dans Actul pour la répartition des enseignements

Mission 3 : Gestion des différents Jurys :

* Préparer et participer à l’ensemble des Conseils ou Jurys des formations
* Mettre en œuvre les décisions prises
* S’assurer et veiller à la remontée des résultats (APOGEE, relevés de notes)
* Préparer la session de rattrapages de fin août

Mission 4 : Gestion des campagnes de recrutement

* Mettre à jour les données site internet EEIGM, e-candidat et Campus France avant le début de la campagne de recrutement
* Répondre aux questions des candidats (téléphone, mail, …)
* Etablir un tableau de suivi des différentes candidatures pour les Jurys d’Admission
* Etablir les convocations à des oraux d’admission
* Soutien à l’épreuve du concours Geipi Polytech
* Diffuser les décisions prises via e-candidat, Campus France ou mail
* Gérer les recours

Profil

Personne titulaire d'un bac + 2 Minimum, vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires.

Connaissances

* Maîtrise de l’environnement professionnel (enseignement supérieur, formation ingénieur)
* Notions de base en gestion budgétaire et comptable
* Organisation, fonctionnement et activités de l’EEIGM
* Domaine de la scolarité et relations avec autres domaines fonctionnels
* Outils de bureautique : Word, Excel, Access

Savoir-faire opérationnels

* Informer et rendre compte
* Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
* Savoir gérer les pics d’activité et hiérarchiser les priorités
* Planifier son activité et celle du service
* Respecter les délais
* Savoir coordonner et gérer une équipe

Compétences relationnelles

* Qualités relationnelles
* Travailler en équipe
* Faire preuve de discrétion
* Diplomatie
* Savoir fédérer une équipe
* Gérer les conflits

CDD temps plein à pourvoir du 1 er septembre au 31 Août 2026 (renouvellement possible par année universitaire)

Rémunération : 2189 € brut mensuel.

Si cette offre d'emploi vous intéresse et que vous êtes une personne motivée, investie et réactive, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.

Référence de l'offre : y45xn9ad89 #J-18808-Ljbffr