Assistant(e) de direction secrétaire générale et secrétaire générale adj

Groupe RIFSEEP 1

Assistant(e) de direction
Secrétariat de Mme la Secrétaire Générale et Secrétariat de Mme la Secrétaire Générale Adjointe

Positionné(e) en contact direct et quotidien avec l'autorité préfectorale, vous assistez la Secrétaire Générale et son adjoint(e) dans l'accomplissement de leurs missions.
Ce positionnement offre une vision globale et stratégique du fonctionnement de la préfecture et plus généralement de l'Etat dans le département.
En contact avec les principales autorités du département, le poste est tout à la fois exigeant, stimulant et diversifié.

En votre qualité d'assistant(e), vous êtes chargé(e) d’assurer les missions suivantes en appui de la Secrétaire Générale et de la Secrétaire Générale Adjointe :
- Gestion des contacts et suivi des organigrammes : filtrages des interlocuteurs/appels, accueil physique, suivi des répertoires/organigrammes et mises à jour ;
- Gestion et suivi de l'agenda : planification/organisation de déplacements, organisation de visio/conférences téléphoniques et suivi des réunions en lien étroit avec le secrétariat du Préfet, participation aux réunions d'agenda, coordination avec les services de l'Etat pour le suivi des agendas ;
- Rédaction et recherches documentaires : saisie de notes, rapports, discours, courriers, recherches documentaires/d'actualité ;
- Préparation des dossiers pour les réunions et manifestations dans le département, en lien avec l'ensemble des services de l'Etat dans le département (consolidation de pièces, impressions, constitution de dossiers, archivage) ;
- Assurer le suivi de divers points spécifiques : congés et permanences, gestion du livre de cave, CET Secrétaire Générale et Secrétaire Générale Adjointe, gestion des frais/cartes achats, book de presse…

L'assistant(e) de direction peut en effet également se voir confier le suivi de dossiers spécifiques à la demande de la Secrétaire Générale ou de la Secrétaire Générale Adjointe, notamment en appui des services de la préfecture en fonction de l'activité.

Un lien étroit de travail doit être maintenu avec le secrétariat préfet/directeur de cabinet, ainsi qu'avec les secrétariats de direction des principaux directeurs et sous-préfets du département:
-assurer la suppléance du secrétariat préfet / directeur de cabinet pour la préparation des permanences (périodes de congés, autres absences)