Secrétaire de direction - 1914 h/f

L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir des personnes en grande fragilité sociale. Trois dispositifs sont gérés au sein de l'établissement:- le dispositif Logement d'abord qui vise à accueillir des personnes ayant eu un long parcours de rue;- le dispositif Lits Halte Soin Santé qui vise à accueillir des personnes en sortie d'hospitalisation sans domicile pour une prise en charge médicale et sociale;- le dispositif Réfugiés réinstallés qui permet l'accueil de familles de réfugiés en provenance des camps du HCR.L’équipe se compose de travailleurs sociaux, de veilleurs de nuits, d’une maitresse de maison, d’un psychologue, d’un cadre technique, d’aides-soignants, d’infirmiers, d’une infirmière coordinatrice, de cadres intermédiaires et d’un médecin, soit une équipe de près de 30 professionnels.Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d’un CDI temps plein.ACTIVITES AU COEUR DE METIER1/ Organiser et gérer les activités administratives :- prioriser et planifier les activités du secrétariat,- rédiger, mettre en forme des documents,- garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,- produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,- travailler en lien avec les services de la Direction Générale,- renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,- initier les améliorations de l'organisation du service,- faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre.2/ Faciliter la communication interne et externe :- veiller au suivi des informations stratégiques,- accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,- communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,- garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,- assurer le traitement du courrier.3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :- rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,- préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,- être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,- veiller au respect des échéances,- assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,- organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive. Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager