Vos missions en quelques mots Rattaché(e) au service Accueil de la Mairie de Masevaux-Niederbruck, l’agent a en charge l’accueil physique et téléphonique de la collectivité ainsi que les diverses missions afférentes à France Services. Au sein de l'équipe d'accueil composée de quatre agents, vous aurez pour principales missions : • Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, fournir des renseignements sur les démarches administratives (élections, état civil, population, gestion des déchets, France Services, prise de rendez-vous, etc.) et orienter les usagers vers les services et organismes compétents. • Expliquer les pièces requises pour les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports lors de l'accueil physique et téléphonique. • Accueillir le public de manière alternée à la Mairie déléguée de Niederbruck et gérer l'agence postale. • Gérer la prise de rendez-vous via l'application. • Organiser le planning des permanences des différents organismes. • Traiter les dossiers de demande de carte nationale d'identité et de passeport, en assurant le montage des dossiers papier, l'enregistrement informatique, le suivi des recueils complémentaires et la remise des pièces d'identité. • Effectuer le tri, le classement et l'archivage de documents. • Contribuer au fonctionnement de France Services en prenant des rendez-vous, en accueillant les usagers et en les accompagnant dans leurs démarches administratives (CAF, Carsat, Pôle Emploi, CPAM, ANTS, etc.). • Établir et suivre des statistiques. La polyvalence est essentielle pour assurer une gestion efficace des services administratifs de la Ville. Vous serez également amené(e) à participer ponctuellement à des événements et manifestations divers en soirée ou le week-end, tels que les élections, réceptions et réunions. Profil recherché Vous possédez obligatoirement des compétences dans le domaine du secrétariat et de l’accueil et avez si possible, une expérience professionnelle au sein d’une collectivité territoriale. Savoir-être : - Sens de l’accueil et des relations humaines (patience, diplomatie, écoute, discrétion / devoir de réserve) - Sens du travail en équipe, autonomie, initiative, disponibilité - Esprit d'équipe, autonomie, initiative et disponibilité. - Capacité à rendre compte efficacement : communiquer, transmettre les informations et signaler les éventuels problèmes à la hiérarchie. - Présentation soignée et bonne élocution. Savoir et Savoir-faire : - Aptitude à comprendre et à appliquer les instructions préfectorales ainsi que les recommandations des organismes partenaires en lien avec les activités du service. - Compétence en recherche d'informations (ouvrages de référence, Internet et sites publics) pour répondre aux demandes des administrés. - Maîtrise des outils informatiques. - Rigueur et sens de l'organisation. - Capacité à s'adapter à différentes situations et demandes.
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