Assistant(e) de formation (adjoint administratif) (h/f)

MISSIONS GENERALES

1.Gestion administrative des actions de formation MEDICAL ET NON MEDICAL
o Mise en œuvre et suivi des dossiers de formations : inscriptions, mise à jour de la liste des participants, convocations, feuilles d'émargement, annulations, attestations de présence.
o Ouverture et suivi des dossiers de formation dans le logiciel GESFORM
o Impression de l'historique de formation des agents
o Vérification de l'adéquation entre conventions et factures des organismes
o Remboursements des frais des agents
o Gestion des formations ANFH
o Elaboration de requêtes pour établir les statistiques du service

2. Accueil - Communication - Information
o Accueil physique et téléphonique
o Accueil des agents et informations diverses sur les formations ou sur les dispositifs de formation
o Accueil des formateurs internes et externes

3. Secrétariat
o Traitement et frappe des courriers (réception, tri, enregistrement et distribution), traitement des mails
o Gestion des rendez-vous de la Responsable du service
o Préparation des réunions (CCFP, CPF, EP.) : convocations, mailings, élaboration de documents.
o Saisie et mise en forme d'écrits professionnels
o Frappe et diffusion des notes d'information et notes pédagogiques
o Réalisation de photocopies

4. Gestion logistique
o Planification et réservation des salles de formation
o Prévision, installation et rangement du matériel pédagogique (informatique...) et des salles de formation
o Ouverture et fermeture des salles de formation
o Préparation et vérification de la documentation pédagogique
o Classement / archivage des dossiers
o Gestion du matériel
o Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers

5. Gesform
o Gestion des profils des agents
o Support eval .

Missions spécifiques
o Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande du Directeur et de la responsable du service

Qualifications
Diplômes : niveau BAC souhaité
Expérience souhaitée : entre un et deux ans dans la formation professionnelle

Compétences requises
Savoirs faire :
o Bonne maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques et d'internet
o Connaissance de la fonction publique hospitalière
o Connaissance des principes de base du classement
o Savoir faire preuve d'autonomie
o Capacité à prioriser les tâches et sens de l'organisation
o Savoir gérer une problématique, alerte, compte-rendu
o Orthographe correcte, bonne rédaction

Savoirs être :
o Assiduité, ponctualité, disponibilité, empathie et écoute,
o Capacité à travailler en équipe, capacité d'adaptation, esprit de synthèse, savoir faire preuve d'initiative, être rigoureux
o Discrétion professionnelle impérative et respect du secret professionnel

Particularités du poste : Aucune