Référence CSP: 2024-1547496
Vous assurez la responsabilité du secrétariat du sous-directeur et son adjoint ainsi que la coordination administrative de la sous-direction
1) au titre du secrétariat du sous-directeur et de son adjoint :
- gestion de l'agenda du sous-directeur et de son adjoint et suivi de la cohérence de ces agendas avec celui du directeur ;
- gestion de l'accueil téléphonique et des renseignements des interlocuteurs de la sous-direction, et gestion de l'accueil physique des visiteurs ;
- classement et archivage des dossiers du sous-directeur ;
- traitement des courriers urgents en provenance du bureau des actions de santé mentale et du bureau des polices administratives de sécurité, et du suivi, en lien avec les bureaux compétents, des arrêtés devant être signés en urgence.
- traitement des parapheurs mis à la signature du sous-directeur ou de son adjoint (circuit et tenue du chrono numérique);
- suivi des parapheurs mis à la signature du directeur et du préfet de Police.
2) au titre de la coordination administrative de la sous-direction
- gestion du courrier entrant (cote de courrier « papier » et gestion de la boîte fonctionnelle) ;
- organisation et préparation des réunions qui sont organisées au niveau sous-direction ou chefs de bureau :
réservation et préparation des salles, saisine du département informatique en cas de visio ou d'audioconférences et réalisation de tests avant la tenue des réunions, préparation des dossiers nécessaires et remise aux personnes concernées ;
- assistance à l'organisation des commissions (CoDERST et Faune sauvage captive) : logistique (réservation salle, et informatique), aide à la préparation des dossiers pour les membres, et préparation de la salle le jour J (chevalets, eau ..) ;
- coordination de la logistique de la sous-direction, en lien avec le secrétariat général si nécessaire et saisine dans
les logiciels afférents (GLPI, SPIRAL) : fournitures, mobilier, travaux immobiliers ;
- correspondant RH : suivi des demandes des agents validés par leur hiérarchie (demandes de mobilité, d'inscription aux concours ..) et remontée des tableaux de données RH. Par ailleurs, vous êtes le correspondant d'action sociale de la sous-direction
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Préfecture de police-Direction des ressources humaines
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