Responsable du pôle scolarité (h/f)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».


Mission

L'université de Toulon recrute un responsable du pôle scolarité (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Au sein d'une équipe impliquée et expérimentée de 34 personnes, et sous la responsabilité directe de la directrice administrative de site, le responsable du pôle scolarité assure l’encadrement des 17 agents du pôle Scolarité. Elle/Il est en charge de la gestion et de la coordination pédagogiques pour les composantes suivantes : Faculté de Droit, Faculté de Sciences Économiques et de Gestion, UFR Information et Communication (Ingémédia), Institut d’Administration des Entreprises (École Universitaire de Management). Elle/Il est le référent Apogée pour 3 composantes. Elle/Il est assisté(e) d’une adjointe et d’un référent Apogée, plus spécialement en charge de la faculté de Droit, et de secrétaires pédagogiques œuvrant respectivement pour une ou deux composantes.

Activités principales :

Responsable de la production et du contrôle des missions relevant du domaine de la scolarité pédagogique (appui à l’exécution des activités d’enseignement)

* Encadrer les personnels et manager en direct 10 agents; piloter le pôle en lien avec son adjointe, la responsable administrative de l'antenne de droit de Draguignan, la directrice administrative du campus de Toulon; prévenir et gérer les situations sensibles

* En capacité de donner les ressources aux secrétaires pédagogiques pour la réalisation de leurs missions, assurer une assistance fonctionnelle et veiller au bon déroulement des examens et jurys

* Assurer la fonction de référent assiduité pour 3 composantes

* Préparer les dossiers disciplinaires pour 3 composantes et leur suivi

* Réaliser des tableaux de bord et bilans; Contribuer à la mise en oeuvre d'une démarche qualité dans la gestion des activités; assurer une veille règlementaire

Référent Apogée

* Maîtriser l’outil Apogée et suivre ses évolutions ; participer au réseau des référents Apogée de l’université

* Capacité à assurer la modélisation et la saisie des données des formations, le maquettage des PVs, le lien avec la direction des services informatiques et la direction de la vie étudiante.

* Capacité à accompagner les responsables pédagogiques et les gestionnaires de scolarité pédagogique dans la conception de l’offre de formation.

* Assurer un appui technique au référent apogée en charge de la faculté de Droit

Contraintes particulières :

Poste à forte composante technique et managériale. Travail en direct avec les directeurs de composantes.

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur

Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44

Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Pôle scolarité – Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ASI

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : à partir de 1572 €, selon expérience professionnelle

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement


Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac+2

Une connaissance du milieu universitaire, une compétence dans le domaine de la scolarité pédagogique, une expertise sur l’outil APOGEE sont indispensables


Connaissances :

* Techniques de management

* Gestion des groupes et des conflits

* Organisation de l'enseignement supérieur

* Environnement et réseaux professionnels

* Objectifs et projets de l'établissement

Compétences opérationnelles :

* Réaliser des synthèses

* Rédiger des rapports ou des documents

* Conduire des entretiens

* Encadrer / Animer une équipe

* Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

* Concevoir des tableaux de bord

Compétences comportementales :

* Aisance relationnelle

* Sens de l'organisation

* Rigueur

Date limite de candidature : 10/09/2025