Chargé·e d'accueil #tet12773

Missions prioritaires
• Véhiculer les valeurs de l'entreprise
• Être garant·e du respect du parcours client
• Participer à l'atteinte des objectifs collectifs et contribuer à l'esprit d'équipe
• Participer à l'amélioration continue (Qualiopi)
• Surveiller le comportement des élèves et contrôler l'application du règlement intérieur, des consignes de sécurité et des règles de vie collective
• Accueillir, renseigner et informer
• Accueillir, renseigner et informer le public, en face à face, au standard téléphonique et par e-mail
• Accueillir, renseigner et orienter le public sur site
• Répondre à 95 % des appels téléphoniques
• Renseigner HubSpot
• Assurer la gestion des e-mails et de l'accueil du public
• Gérer les absences et les émargements
• Vérifier, valider et archiver quotidiennement les feuilles de présence du matin et de l'après-midi
• Appeler en cas d'absence afin d'en connaître le motif
• Envoyer le récapitulatif des absences en fin de mois
• Enregistrer les absences dans HubSpot
• S'assurer de la présence des formateur·rices (Allô intervenant)
• Contacter chaque intervenant·e la semaine précédant l'intervention afin de confirmer le groupe, la salle, les horaires et l'événement


Profil :
Le ou la chargé·e d'accueil est une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un excellent sens du relationnel.
Elle représente l'image de l'entreprise auprès du public, des apprenant·es, des intervenant·es et des partenaires.
Elle fait preuve de courtoisie, de réactivité et de professionnalisme en toutes circonstances.
Elle est capable d'accueillir, d'informer et d'orienter les interlocuteur·rices avec clarté et efficacité, en face à face, par téléphone et par e-mail.
Le ou la chargé·e d'accueil sait gérer plusieurs tâches simultanément, hiérarchiser les priorités et conserver son calme dans un environnement dynamique.
Elle maîtrise les outils bureautiques et les logiciels de suivi administratif, tels que HubSpot, et applique avec sérieux les procédures internes.
Une bonne capacité d'écoute, un sens du service développé et un esprit d'équipe sont indispensables pour assurer la qualité de l'accueil et contribuer au bon fonctionnement de la structure.
Compétences et qualités attendues
• Excellente présentation et aisance relationnelle
• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service
• Bonne expression orale et écrite
• Capacité à informer, orienter et rassurer le public
• Rigueur administrative et sens de l'organisation
• Réactivité et gestion des priorités
• Maîtrise du standard téléphonique et des outils informatiques
• Capacité à travailler en équipe
• Discrétion, patience et professionnalisme
• Respect des consignes, des procédures et de la confidentialité

Savoir-faire demandés :

• Expliquer
• Savoir accueillir
• Communiquer
• Gérer les conflits
• Négocier

Savoir-être demandés :

• Calme
• Chaleureux
• Communiquant
• Adaptabilité