Sous l’autorité de la directrice en appui à la recherche et à l’innovation (DARE&I), l’assistant·e assure des missions transverses de secrétariat et de gestion administrative pour l’ensemble du service. Il·elle prend en charge des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique, et réalise des actes administratifs dans le respect des procédures de l’établissement.
En complément, à hauteur de 20 % de son temps, l’assistant·e intervient au sein du secrétariat de la présidence. À ce titre, il·elle assure un appui administratif, technique et logistique, dans le respect des règles et procédures en vigueur.
Activités principales
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des dossiers contractuels (visas, signatures, parapheurs, numérisation) en lien avec la directrice et les chargés de valorisation
* Saisir les données administratives dans l’application de gestion des contrats (GFC Opérations)
* Suivre les procédures contractuelles en lien étroit avec les gestionnaires des laboratoires et les services transversaux de l’École
* Informer les interlocuteurs internes et externes de l’avancement des dossiers contractuels
* Rédiger et envoyer des courriers papier et électroniques aux partenaires
* Organiser et alimenter les bases de données, et renseigner les tableaux de bord (indicateurs d’activité, conventions, contrats, brevets)
* Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents administratifs, papiers et numériques
* Répondre ou orienter les demandes internes et externes
* Gérer les affaires administratives, techniques et financières du service
* Assurer le secrétariat de la directrice de la DARE&I (gestion des appels, courriers, courriels)
* Rechercher des informations sur les partenaires et les valoriser dans les outils internes
* Préparer des supports de présentation (PowerPoint) et rédiger des comptes rendus de réunions
* Mettre à jour le site web de la Direction de la DARE&I
* Organiser la logistique des réunions, séminaires, colloques et déplacements
* Transmettre les notes, courriers et documents entre les différentes entités de l’École
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs des vice-présidents ; informer et orienter les visiteurs internes
* Participer, en lien avec les assistantes de direction, aux activités de la Direction générale des services et de la Présidence, et assurer la suppléance en cas d’absence
* Contribuer aux activités transverses de l’ENS Paris-Saclay
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