Assistant directeur des réservations f/h

Description du poste

Management

* S’assure de former en continue les équipes
* S’assure de l’application des standards FORBES et des procédures de réservation
* Assister le Directeur des Réservations dans l’amélioration des procédures
* Contrôler le travail quotidien des Agents de Réservations
* Identifier les opportunités d’amélioration et proposer des solutions proactives au Directeur des Réservations

Administration

* Assure la gestion proactive du planning de chambre (attribution et optimisation du planning)
* Assure un suivi personnalisé sur les grosses demandes de réservations
* Anticipation des prochaines arrivées
* Suivi des réservations de groupes et vérification des informations avant l’arrivée
* Être capable de prendre des décisions à petit impact en l’absence du Directeur des Réservations
* Être force de proposition sur la stratégie
* Assure le suivi des commissions agence en collaboration avec la comptabilité
* Préparer les rapports mensuels et les demandes ponctuelles
* Assure les paramétrages sur les différentes plateformes
* Ambassadrice Forbes avec missions associées à ce programme
* Assure le lien avec les services opérationnels pour la préparation des arrivées et les demandes relatives aux clients présents
* Assurer le suivi du programme Top Spenders en collaboration avec le Directeur des Réservations
* Assure le suivi de la wailist
* Implication dans les processus de réservations villas en lien avec Le Barth Villas (LBV)
* Autres missions ponctuelles

Réservations

* Traiter les demandes de réservations par e-mail et par téléphone
* Assurer le traitement des e-mails par ordre de priorité et dans un délai de 24 heures
* Assurer un accueil personnalisé et chaleureux à chaque client
* Peut être amené à accueillir un client à la réception ou à faire une visite de l’hôtel & villas
* Identifier rapidement le nouveau client et adapter son argumentaire de vente
* Identifier les besoins du client et proposer une réponse adaptée
* Réceptionner toutes les réservations effectuées par e-mail, téléphone ainsi que les réservations en ligne
* Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités, les prix, les prestations offertes et les possibilités d’accueil selon la politique commerciale de l’établissement
* Offrir une solution et un argumentaire adapté à chaque client
* Traiter les éventuelles objections par un argumentaire adapté tout en respectant un discours commercial
* Assurer le suivi administratif des réservations en respectant les procédures établies par la direction
* Transformer une demande d’information en proposition de réservation
* Utiliser quotidiennement le logiciel HMS et les plateformes de réservation
* Assurer le suivi des paiements selon nos politiques d’annulation
* Communiquer et coopérer avec les autres services de l’hôtel
* Fidéliser la clientèle
* Tenir à jour la base de données clients sur HMS
* S’assurer de la qualité des informations
* Assurer la promotion des différentes offres en cours dans l’hôtel et les villas
* Savoir mettre en avant les atouts de l’hôtel et son emplacement par rapport à la concurrence
* Compléter et un faire un suivi de la check liste journalière et hebdomadaire
* Effectuer sous l’encadrement de la Directrice des Réservations des visites de la concurrence et de l’environnement géographique de l’hôtel
* Doit maitriser les procédures selon les standards de l’entreprise
* Doit assurer l’application des standards FORBES