Assistant(e) de direction h/f

Instance de référence pour les pédicures-podologues, l'Ordre contrôle leur accès à la profession, rédige et fait évoluer leur Code de déontologie, les aide sur le plan administratif et juridique tout au long de leur vie professionnelle. Il assure la défense de l'honneur et de l'indépendance de la profession, veille au maintien des principes de moralité et à l'observation, par tous ses membres, des droits, devoirs et obligations professionnels.
L'ONPP recherche un(e) Assistant(e) de direction H/F dont les missions seront:
Secrétariat administratif de direction :
* Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences.).
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
* Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
* Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
* Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
* Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
* Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
* Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.
Gestion des mails externes :
* Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses
Autres activités:
Sur la période de l'appel de cotisation annuelle : Secrétariat en lien de la gestion des cotisations sous la responsabilité de la Responsable Recouvrement
* Préparation et Mise en forme des documents dédiés à l'appel de cotisation
* Coordination Prestataire / service cotisation / Elus trésoriers nationaux
* Mise à jour des pages Internet du site ordinal rubrique Cotisation
* Préparer les dossiers : vérification des chèques avant saisie, préparer les pochettes de saisie
* Vérification des RIB et enregistrement des RIB sur Back Office
* Traitement des courriers
* Traitement des réclamations
* Gestion des appels téléphoniques
* Classement / archivage
Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique
Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services
Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste :
* Accueil physique
* Réception et traitement des appels
* Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services
* Affranchissement du courrier .
Compétences et qualités requises :
Dans l'idéal une expérience en institution de santé, connaissance de l'environnement santé ou pouvoirs publics
8 à 10 ans d'expérience dans l'assistanat de direction exigé
Excellente orthographe
Qualité rédactionnelle
Maitrise du pack office
Autonomie dans le travail
Sens des priorités et organisation
Sens du détail et de la rigueur
Faculté d'adaptation et polyvalence
Communication efficace
Sens de la discrétion
Sens du service public
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
* Tickets restaurants 9 € (prise en charge employeur 60%)
* Mutuelle prise en charge à 70% (y compris pour vos ayants droits)
* Revalorisation annuelle du salaire
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 36 000,00€à40 000,00€par an
Avantages:
* Prise en charge du transport quotidien
Horaires:
* Du lundi au vendredi
Lieu du poste : En présentiel