MISSIONS Secrétariat
- Gérer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner le courrier de la direction et à destination des résidents
- Participe à la gestion du courrier administratif de la direction
- Gérer les dossiers de la direction en lien avec les instances administratives et des tutelles.
- Réaliser des tableaux de bord / données et en assurer la mise à jour
- Diffuser les différents courriers administratifs (notes, comptes-rendus.)
- Assurer le classement et la gestion documentaire
Gestion administrative du dossier résident
- Organiser l'agenda des VPA
- Assurer la gestion administrative des dossiers résidents (dossiers d'admission et de demande d'aide sociale, lien avec les familles et représentants légaux, prise de rdv, maj des dossiers résidents.
- Veiller à la confidentialité et à la sécurité des données résidents
- Assurer la communication entre l'établissement, les familles et les représentants légaux.
- Réaliser et actualiser la documentation à destination des résidents et des familles et des représentants légaux.
- Participer à l'organisation des évènements et des activités pour les résidents
- Assurer la gestion des mouvements des résidents.
- Réaliser des statistiques et des rapports d'activité
Gestion des moyens matériels
- Gérer les stocks et les commandes de produits d'hygiène facturés aux résidents
- Gérer le paramétrage et la mise à disposition des appels malades
- Gérer le stock et les commandes de papeterie
- Assurer la gestion des photocopieurs et de la machine à affranchir
- Prévenir le prestataire du distributeur de boissons/confiseries en cas de défaillance.
PROFIL :
- Être titulaire d'un CAP d'employé de bureau, d'un BEP ou avoir une expérience professionnelle équivalente.
- Connaissances du milieu médico-social
- Connaissance des procédures d'accueil et de prise en charge des résidents
- Maitrise des logiciels de bureautique et de gestion administrative et médicale.
- Maitrise des règles de classements et de gestion documentaire.
- Savoir organiser son travail en tenant compte des impératifs de calendrier
- Analyser, synthétiser et exploiter les informations liées aux activités
- Anticiper les besoins du service
- Connaissance des procédures d'accueil et de prise en charge des résidents
- Sens des responsabilités, de l'observation, de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
- Esprit d'équipe, dynamisme, rigueur, discrétion, initiative
- Avoir une aisance relationnelle, le sens de l'accueil et du service.
- Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données
- Respect des règles d'hygiène, de bon entretien et organisation de son environnement de travail
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