Notre client, opérant dans le secteur de l’ingénierie et du management de projets immobiliers recherche un Assistant de Direction Générale F/H. Il s’agit d’une structure d’environ 25 collaborateurs, rattachée à un groupe d’environ 250 collaborateurs.
L’Assistant de Direction assure un rôle central de coordination, de gestion administrative et de support aux équipes.
Vous aurez à assister le Directeur Général Délégué dans le pilotage de deux entreprises et à être un excellent relais avec les fonctions support (RH, DAF, DSI et communication) de l’ensemble du groupe, fonctions basées pour la plupart à Lyon.
Missions principales
Gestion administrative et financière
* Suivi administratif des fournisseurs et prestataires
* Gestion des commandes et suivi des règlements via la holding du groupe
* Établissement des factures et notes d’honoraires
* Mise à jour des tableaux de suivi et de synthèse
* Transmission des éléments financiers au service concerné
* Suivi des relances clients selon les process internes
* Suivi bancaire, trésorerie et rapprochements
* Préparation et envoi des reportings financiers (chiffre d’affaires, devis, factures, trésorerie, prévisionnels)
* Contribution à la préparation budgétaire et aux revues périodiques
Gestion opérationnelle et projets
* Mise en place et suivi des tableaux de pilotage des affaires et projets
* Suivi administratif de la sous‑traitance
* Création et suivi des dossiers projets
* Collecte, contrôle et retraitement des feuilles d’heures
* Suivi administratif et financier de prestataires sur missions spécifiques
* Participation à des projets transverses, dont la mise en place d’outils de gestion (ERP)
Ressources humaines
* Participation à la définition des besoins en recrutement et suivi des recherches
* Coordination de l’arrivée des nouveaux collaborateurs
* Suivi administratif du personnel via les outils groupe (congés, absences, notes de frais, heures supplémentaires)
* Transmission des éléments variables de paie
* Coordination des actions de formation avec les services concernés
* Participation aux instances internes représentatives
Assurances, conformité et risques
* Suivi des contrats d’assurances
* Gestion des déclarations de sinistre
* Demandes d’attestations
* Coordination avec les interlocuteurs internes et partenaires externes
Informatique et outils
* Recueil des besoins et demandes des équipes
* Suivi des incidents et dysfonctionnements auprès des services IT du groupe
* Interface utilisateurs / fonctions support
Communication et vie interne
* Rôle de relais entre l’entité et le groupe
* Organisation d’événements internes (séminaires, réunions, moments de convivialité)
* Contribution aux actions de communication interne et digitale
* Participation à l’organisation des comités de direction et réunions internes
Services généraux et support à la direction
* Appui à la gestion des services généraux sur le site
* Coordination avec les interlocuteurs internes
* Support à la Direction dans la relation avec les managers et partenaires
* Contribution aux actions RSE et aux projets associés
Profil
* Min. 10 ans d’expérience similaire (Assistant de haut niveau, Office Manager, Secrétaire Général,RAF…)
* Appétence pour les structures à taille humaine
* Réactif, méthodique et organisé
* Rôle très polyvalent avec une appétence pour le contrôle de gestion
* Efficacité et rigueur
* Très bonne orthographe
* Maitrise des outils Word, Excel et Power Point
* Excellent savoir-être et sens du relationnel
Conditions
* Poste en CDI basé à Esplanade de la Défense (92)
* Rémunération: 55-65k€ selon profil
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