RESPONSABILITÉS :
Le/la gestionnaire administratif.ve travaille en collaboration avec le service juridique et intervient sur la préparation des instances municipales et sur tous les actes de la collectivité tels qu'identifiés ci-après. L'agent est l'interlocuteur dédié pour la gestion des dossiers d'assurances. L'agent est autonome, d'une grande rigueur et maîtrise les procédures liées aux actes administratifs.
Gestion des instances municipales
• Préparation des commissions et conseils municipaux : note de synthèse, délibérations, relevé des décisions, préparation des fonds de dossiers, en lien avec les services
• Relecture et modification des procès-verbaux du Conseil Municipal (en collaboration avec un prestataire externe)
Gestion des actes administratifs
• Gestion des décisions du Maire : réception, contrôle, suivi des validations, signature de l'élu, transmission au contrôle de légalité/publication, enregistrement, tenue du registre des actes administratifs
• Gestion des délibérations : réception, suivi des validations, inscription à l'ordre du jour du Conseil Municipal, saisine du sens des votes, transmission au contrôle de légalité/publication, enregistrement, tenue du registre des délibérations
Gestion des assurance
• Gestion des sinistres de la Ville et de la protection fonctionnelle en lien avec le service juridique
• Lien avec les assureurs et le courtier
• Gestion des contrats et de leur renouvellement
Gestion administrative en lien avec la Direction :
• Instruction et traitement des demandes de ventes au déballage,
• Gestion de la comptabilité de la Direction en lien avec les services
• Rédaction des décisions du Maire se rapportant à l'activité du service
PROFIL RECHERCHÉ :
• Titulaire d'un BAC+2 ou BAC+3 dans le domaine juridique
• Une expérience similaire serait un plus
• Connaissance de l'environnement juridique des collectivités territoriales, du fonctionnement du secteur judiciaire et assuranciel
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaître le logiciel Ciril finance serait un plus
• Maîtrise des règles de base de la gestion assurancielle
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Outlook, Word, Excel, PPT, logiciel de télétransmission : DOCAPOST, logiciel de dématérialisation des convocations : FAST), back office du site internet de la ville (open source, Dupral)
• Maîtrise réglementaire des assemblées (convocation, délais...)
• Autonomie
• Rigueur
• Gestion de l'urgence et des priorités
• Réactivité
• Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse
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