La direction générale adjointe pilote et supervise les enjeux stratégiques et les activités des établissements et services de la Croix-Rouge française, répartis en sept filières métier (sanitaire, personnes en situation de handicap, personnes âgées - domicile, petite enfance, protection de l'enfance et lutte contre les exclusions et Croix-Rouge Compétence).
Sous l'autorité de la responsable pilotage et coordination, le / la chargé(e) de mission - Appui au DGA joue un rôle clé pour accompagner le directeur général adjoint dans son quotidien, grâce à des expériences solides en matière de coordination et d'assistance de dirigeant. Les capacités de le / la chargé(e) de mission à accompagner avec diplomatie et réactivité le directeur général adjoint seront clés dans un contexte à forts enjeux et dans un écosystème complexe. Anticipation, coordination et préparation des rendez-vous clés du DGA
- Organisation, suivi et coordination du planning à forte volumétrie du directeur général adjoint, impliquant une coordination étroite avec les directions de l'association, les partenaires institutionnels et les tutelles. Analyse des problématiques récurrentes et proposition de modes de fonctionnement alternatifs pour améliorer la coordination de jalons réguliers.
- Anticipation des jalons associatifs et information au directeur général adjoint sur les échéances clés à venir en ce qui concerne les instances nationales, comités de directions, comités exécutifs, ainsi que les rendez-vous bilatéraux.
- Conception et suivi d'un rétroplanning des rencontres clés du directeur général adjoint en matière de relations institutionnelles et de partenariats stratégiques : anticipation des étapes préparatoires, coordination avec les acteurs institutionnels et partenaires
- Coordination et préparation des rendez-vous et déplacements (consolidation des documents utiles, logistique).
- Préparation et suivi des réunions des instances stratégiques du directeur général adjoint et des séminaires qu'il organise (suivi de la validation des ordres du jour, consolidation de la documentation, coordination des invitations, coordination des intervenants, etc.). Pilotage de la logistique événementielle (déroulé minute, parcours des participants), commandes de prestations dans le respect du budget (lieux, repas, pauses).
Gestion et diffusion des informations clés
- Coordination des courriers sensibles adressés au président, à la directrice générale ou au directeur général adjoint. Vérification du bon suivi des procédures de l'association et sensibilisation des acteurs concernés à leur propos au besoin. Information du directeur général adjoint concernant le bon suivi de ces courriers par les directions concernées.
- Contribution aux projets de mails, courriers, comptes-rendus, notes de service, etc.
- Gestion des droits d'accès aux espaces numériques de travail et création des fichiers partagés.
- Préparation des notes de déplacement (direction générale, présidence) pour les éléments qui relèvent des établissements.
- Relais des informations clés en provenance du cabinet de la présidence et de la directrice générale.
Coordination et appui administratifsde la direction générale adjointe (e.g. : saisie des notes de frais, suivi des demandes d'engagement de dépense dans les respect des procédures de l'association, signature des demandes de règlements et devis, gestion des différents abonnements de la DGAE, suivi des dépenses)
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