Gestionnaire administratif h/f - ec22047

Description

Gestionnaire administratif H/F - EC22047

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice des affaires juridiques et générales, au sein du secrétariat général, vous assurez en binôme des missions administratives notamment relatives à la gestion et au suivi du conseil municipal, à la rédaction des actes administratifs ainsi qu'à l'organisation des bureaux de vote en période d'élection. Par ailleurs, vous êtes référent pour la mise en œuvre et le suivi des procédures relatives à l'obtention des subventions d'investissement ainsi que les procédures relatives aux assurances.


Missions

* Missions administratives en binôme avec l'assistante de direction du secrétariat général :
* Assurer l'organisation du conseil municipal : rétro planning, ordre du jour, préparation du dossier de conseil, télétransmission des convocations et des documents, affichage, préparation de la salle du conseil, mise en forme des délibérations/contrôle de légalité, procès-verbal, tenue des registres.
* Assurer la rédaction des actes administratifs (décisions/arrêtés).
* Assurer l'organisation des bureaux de vote en période d'élection.
* Organiser et planifier la gestion administrative de la direction des affaires juridiques et de la direction générale (agendas, courriers, présentations, tableurs, suivi des projets, ordre du jour réunion, compte rendu).
* Assurer la réception, la distribution du courrier, l'enregistrement des courriers stratégiques.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique.
* Missions diverses (réservation de salles/véhicules, préparation de salles, dossiers taxis).
* Subventions d'investissement :
* Exercer une veille concernant les possibilités de financements des projets communaux.
* Réunir et animer régulièrement les groupes de travail le comité de pilotage - subvention - en lien avec les porteurs de projets, et les directions concernées.
* Planifier, constituer et suivre les dossiers de subvention (rédaction des dossiers, dépôt, notification, versement) en lien avec les porteurs de projet et les directions concernées.
* Gérer les échanges avec les partenaires financiers et les services opérationnels, rédiger les courriers.
* Assurer un suivi régulier avec la direction des finances en termes de prospectives, notifications, versement des subventions, bilan.
* Assurances :
* Gérer la mise en œuvre des contrats d'assurances (Dommages aux biens, Responsabilité civile, Protection Fonctionnelle, Protection juridique, Dommage-ouvrage).
* Gérer les échanges avec les compagnies d'assurance (déclarations, bilan sinistralité, suivi des cotisations, évaluation des contrats et garanties).
* Effectuer les déclarations de sinistre en lien avec les services concernés ou les tiers concernés.
* Assurer le suivi des dossiers : constitution des dossiers avec les services, présence aux rendez-vous d'expertise, rédaction des courriers, attestations, relance, clôture des dossiers.


PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

* Expérience exigée de 2 ans.
#J-18808-Ljbffr