Identification du poste :
UFR, Direction, Service : P2I Service Exploitation et Logistique Saint Leu
Localisation : 33 rue Saint Leu- Amiens
Contact pour tout renseignement sur le poste : Natacha ABRAHAM - Cheffe de service - tél : 06 10 43 09 85
Caractéristiques du poste :
Missions et activités
Assister le-la responsable du service Exploitation et Logistique du pôle, dans les domaines logistique, administratif et de sécurité, notamment à travers la gestion de l'équipe d'entretien sur l'ensemble des sites (Saint-Leu, Minimes, Poulies, HUB et Moulin neuf).
Activités principales :
Encadrer l'équipe d'agents d'entretien et d'accueil (23 agents) :
- planifier, coordonner et veiller au respect des plannings et à la bonne exécution des missions confiées aux agents ;
- respecter et faire respecter les règles d'hygiène et de sécurité ;
- gérer les absences des personnels en veillant à la continuité de service ;
- accompagner les agents dans les démarches relatives à leur carrière ;
- assurer les entretiens professionnels, rédiger les rapports d'aptitudes (dossier d'avancement et liste d'aptitude) des agents encadrés ;
- faire établir des devis de consommables et de matériel pour l'équipe ;
- gérer les stocks de consommables ;
- assurer la remontée des problèmes de maintenance identifiés par les agents d'entretien dans leur secteur.
Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec l'entreprise intervenante sur site dans le domaine de l'entretien :
- s'assurer de la bonne exécution du marché ;
- réaliser les contrôles qualité ;
- établir les demandes de devis pour les prestations ponctuelles ou exceptionnelles.
Assister le responsable du site :
- représenter le responsable de site lors de réunions au besoin ;
- assurer l'intérim du responsable en son absence ;
- transmettre des directives à tous les agents sur instructions du responsable ;
- planifier, accueillir et guider les entreprises et les prestataires externes ;
- réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs extérieurs en l'absence du-de la responsable ;
- recueillir les demandes des usagers ;
- alimenter des tableaux de bord.
Organiser l'activité logistique :
- organiser le prêt de matériels ;
- contribuer sur le plan logistique au bon déroulement des manifestations exceptionnelles ;
- organiser les livraisons de colis en interne, l'acheminement de matériels.
Assurer des missions en lien avec la sécurité :
- alerter sur d'éventuels dysfonctionnements ;
- veiller à la sûreté des sites et des usagers ;
- exploiter les installations techniques et matériels liés à la sécurité incendie ;
- faire appliquer les consignes de sécurité ;
- participer à l'organisation d'exercices d'évacuation ;
- participer à la préparation des visites de la commission de sécurité.
Compétences requises:
Savoirs généraux:
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
- Connaissance de la réglementation incendie et maîtrise du SSI (formation à suivre si nécessaire)
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture Internet
- Techniques de communication
Savoirs faire opérationnels et techniques :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et/ou contraint
- Etre autonome
- Compétences managériales
- Savoir rendre compte
- Savoir organiser et mobiliser les compétences
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Appliquer ou faire appliquer des procédures
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir-être:
- Forte réactivité
- Sens de l'organisation
- Savoir hiérarchiser les urgences
- Sens relationnel
- Etre à l'écoute/savoir faire preuve d'empathie
- Confidentialité
Merci d'envoyer votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse: recutement@u-picardie.fr
Experience: Débutant accepté
Compétences: Législation sociale,Réaliser la gestion administrative du personnel,Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences,Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance,Contrôler et faire appliquer le respect de dispositions légales et réglementaires
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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