Chargé de greffe (h/f)

Position hiérarchique

Agent placé sous l'autorité de la Cheffe du Département de la Relation Amiable et Contentieuse

Missions du poste

- Gestion du greffe des dossiers de précontentieux, conciliation et faute inexcusable de l'employeur ;
- Gestion du suivi administratif de la Commission de Recours Amiable ;
- Gestion du greffe contentieux pour le recours contre tiers.

Principales activités
Gestion du greffe du précontentieux

- Réceptionner les recours administratifs préalables obligatoires en matière administrative et médicale, tenue du tableau de bord précontentieux ;
- Rechercher les informations et la documentation nécessaires au traitement des dossiers auprès des services de l'ENIM ;
- Constitution et enregistrement des dossiers sur l'outil informatique, recherche dans les applicatifs métier des pièces du dossier ;
- Mettre à jour de tableaux statistiques du département ;
- Rédaction des procès-verbaux FIE (faute inexcusable de l'employeur).

Gestion administrative de la Commission de Recours Amiable

- Préparer en lien avec le secrétariat de la commission de recours amiable les dossiers qui seront évoqués en commission de recours amiable, notamment la rédaction des accusés de réception, notification des décisions aux ressortissants.

Gestion administrative des dossiers de la CSMM

- Réceptionner les recours administratifs préalables obligatoires (rapo) en matière médicale ;
- Envoyer les accusés de réception des recours si nécessaire ;
- Notifier les décisions prises aux marins ;
- Tenue du tableau de bord et statistiques

Gestion du greffe contentieux (Recours contre tiers)

- Participation à la répartition et à l'intégration des courriers entrants et sortants dans les applicatifs de gestion documentaire de l'Enim ;
- Transmission des pièces et informations nécessaires aux différents interlocuteurs (juridictions, avocats, partenaires institutionnels ou services internes), par voie dématérialisée, téléphonique ou postale ;
- Rédaction de courriers administratifs internes - notamment les demandes de prise en charge au titre de l'article 700 du code de procédure civile auprès du service comptable, ainsi que l'établissement de certificats administratifs relatifs aux réductions ou annulations de créances ;
- Réalisation et envoi des courriers initiaux lors de l'ouverture des dossiers ;
- Contribution aux opérations d'apurement des stocks de dossiers anciens - notamment par la réalisation de démarches simples de suivi auprès des services compétents ;
- Enregistrement des dates d'audience ;
- Mise à jour des tableaux de suivi contentieux .

Vie du département

- Informer et partager régulièrement sur les dossiers engagés ;
- Alerter la hiérarchie sur les dossiers sensibles et urgents ;
- Participer aux réunions du département ;
- Participer à la mise à jour des processus ;
- Contribuer à l'archivage (y compris en dématérialisation).

Spécificités du poste

- Liens permanents avec les autres services de l'Emin et les auxiliaires de justice (avocats, juridictions, huissiers .) ;
- Possibilité de télétravail (sous réserve des nécessités de service).

Compétences et ressources attendues
Savoir-faire requis

- Qualités rédactionnelles (fiches et courriers) ;
- Connaissance des outils bureautiques (tableaux de suivi) ;
- Appliquer les règles du secret professionnel ;
- Maîtrise des outils informatiques métiers.

Savoir-être requis

- Sens de l'organisation et rigueur ;
- Adaptabilité, réactivité ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité à rendre compte ;
- Capacité à travailler dans l'urgence.

Ressources générales

- Facilités de communication avec les partenaires extérieurs ;