Responsable secrétariat scolaire, périscolaire et extrascolaire (h/f)

LA VILLE DE MAIZIERES LES METZ (MOSELLE) - 11 825 habitants RECRUTE
1 Responsable secrétariat scolaire, périscolaire et extrascolaire (H/F)
Poste à temps complet

CONTEXTE DU POSTE
Située sur l'axe Thionville-Metz, forte de 11 825 habitants, Maizières-lès-Metz est une ville dynamique, attractive et active qui allie un cadre de vie de qualité et des infrastructures performantes et en constante évolution au profit de ses habitants.
La Ville de Maizières-lès-Metz recrute un(e) responsable secrétariat scolaire, périscolaire et extrascolaire (H/F) afin d'assurer la gestion des marchés, du budget, des finances et l'administration quotidienne du service. En étroite collaboration avec le chef du service scolaire, périscolaire et extrascolaire, vous encadrerez une équipe de 2 collaborateurs, engagés dans l'amélioration des conditions d'accueil des enfants ainsi que dans la gestion des relations avec les usagers et les partenaires de l'éducation.

MISSIONS
Gestion administrative, marchés, budgétaire et financière du service :
- Être garant de la gestion administrative, budgétaire et financière du service scolaire, extrascolaire et périscolaire (budget école, et périscolaire extrascolaire, fournitures) ;
- Gestion de la campagne d'inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaire (mise à jour des formulaires d'inscriptions, du règlement périscolaire et des supports de communication Ville, organisation et animation des réunions de préparation) ;
- Contrôle et gestion des régies de recettes et d'avances du service périscolaire ;
- Gestion des dossiers complexes liés à l'inscription scolaire ou périscolaire (dossier CTG de la CAF) ;
- Instruction des dossiers de demandes de dérogations scolaires (aide à la décision en prenant en compte le motif invoqué et la capacité d'accueil des écoles demandées) ;
- Développer les outils et méthodes de suivi des secteurs ;
- Gestion des Marchés Publics : transports et restauration périscolaire.

Gestion des relations avec les partenaires
- Etablir et entretenir la relation et les partenariats avec l'éducation nationale ;
- Etablir des prévisions d'effectifs et de transports pour les sorties classes découvertes ;
- Renseigner les partenaires sur les budgets, les transports scolaires ;
- Etablir et entretenir la relation avec les représentants de parents d'élèves ;
- Optimiser la procédure de préparation et suivi des conseils d'école ;
- Assurer les liens avec les partenaires externes (CAF, SDJES).

Assurer le secrétariat du service et de l'Adjointe à la Vie Educative
- Courriers divers, rédaction comptes rendus ;
- Répartition du courrier arrivé.

Management du service
- Assurer le management de l'équipe administrative ;
- Organiser la répartition des missions et encadrer les agents ;
- Assurer une fonction de médiation, de régulation et de gestion des conflits ;
- Veiller au contrôle des actes administratifs ;
- Veiller à la communication externe auprès des familles ;
- Veiller au respect des normes et réglementations applicables au secteur éducatif, accueil des enfants et restauration.

Gestion, planification et recrutement :
- Superviser en relation avec l'équipe de coordination des activités périscolaires la planification et les remplacements à effectuer au sein du circuit des bus scolaires, des maternelles (ATSEM) et des agents d'animation, dans le cadre d'absence de personnel (formation, maladie).
- Transmettre au service des Ressources Humaines les éléments nécessaires à l'établissement des contrats des agents remplaçants.

PROFIL
- Expérience confirmée dans la fonction publique territoriale, en matière d'éducation et de services périscolaires, ainsi que d'une connaissance précise du fonctionnement de l'Éducation Nationale et de ses partenaires institutionnels ;
- Forte qualité d'écoute, de dialogue et de négociation ;
- Capacité à piloter une équipe, gérer plusieurs projets complexes