Gestionnaire de scolarité h/f

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.


Activités principales :
- Participer à la gestion pédagogique et de la scolarité de l’UFR
- Accueillir et informer les étudiants dans le domaine de la scolarité
- Assurer les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Gérer les demandes d’admission préalables, les validations d’acquis, les intégrations d’études et des équivalences, les transferts de dossiers d’inscription…)
- Assurer le suivi des feuilles de présence des étudiants
- Elaborer la planification des TD dans l’emploi du temps des étudiants
- Elaborer la planification des épreuves orales des sessions d’examens
- Gérer les résultats
- Mettre à jour les cursus, les fiches épreuves ainsi que les règles de calcul dans le système Apogée, et les intégrations d’études
- Gérer la réservation des salles durant l’année universitaire
- Participer à la saisie des maquettes de demandes d’habilitation des diplômes de la composante
- Participer à la modélisation dans le système de gestion de scolarité APOGE des structures d’enseignement
- Effectuer des tâches de classement et d’archivage obligatoires de documents concernant le domaine de la scolarité
- Répondre à toute demande des supérieurs hiérarchiques (Doyen, Responsable scolarité et Responsable administratif) en cas de besoin
Connaissance, savoir :
- Connaissance de l’organisation de l’université et de la composante
- Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur
- Maîtrise de l’expression courante écrite et orale
- Connaissance des méthodes d’organisation et de communication
- Connaissance de l’équipe pédagogique
Savoir-faire :
- Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée)
- Maîtriser l’utilisation du logiciel spécifique à la gestion des emplois du temps et des salles (ADE)
- Avoir une très bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études
- Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions
- Avoir le sens de l’organisation
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Maîtriser l’utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité (cf. ci-dessus)
- Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
- Savoir respecter les plannings
Savoir être :
- Capacité de travail en autonomie et en équipe
- Sens du relationnel
- Sens de l’adaptation et de la polyvalence
- Sens de l’initiative
- Capacité de réactivité
- Rigueur et sens de l’organisation
Savoir être :
- Capacité de travail en autonomie et en équipe
- Sens du relationnel
- Sens de l’adaptation et de la polyvalence
- Sens de l’initiative
- Capacité de réactivité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité

Contrat CDD jusqu'au 31/08/2026
Rémunération brute mensuelle : 1 824 euros