Un(e) assistant(e) administratif(ve) (h/f)

À propos de nous

Ville d’eau, ville d’art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur et forme avec 35 autres communes le pays d’Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence.

Au sein du Département Espace urbain et Proximité, la Direction de la propreté a en charge le nettoiement manuel et mécanisé des espaces publics, la relève des corbeilles et des gros objets ainsi que l’entretien désherbages des pieds d’arbres et accotements, au travers de l’action de 3 services regroupant, au global, plus de 200 agents.


Mission

MISSION

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif, vous assistez la Direction et le responsable administratif et participez à la gestion administrative de la Direction de la propreté


ACTIVITES

Accueillir et renseigner les agents et les publics

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public et des agents et orientez vers l’interlocuteur compétent

Réaliser le traitement administratif RH

Vous assurez la saisie des absences du personnel et des heures supplémentaires

Vous vérifiez les pointages journaliers de chaque secteur et signalez les anomalies

Vous êtes en charge du suivi des arrêtés, visites médicales et des fournitures

Vous gérez les dossiers de position d’activité des agents titulaires et contractuels



Instruire et traiter les dossiers administratifs de la Direction

Vous effectuez la saisie administrative

Vous assurez la gestion, le classement et l’archivage numérique des documents

Vous instruisez des dossiers administratifs



Assister la Direction

Vous coordonnez les réunions et assurez la prise de rendez-vous

Vous rédigez les comptes rendus de réunion de la direction

Vous organisez en lien avec le responsable administratif le circuit du courrier arrivée/départ : enregistrement, répartition par service


Profil

PROFIL

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d’accueil et les outils bureautiques classiques (traitement de texte et tableur)

Vous avez une appétence pour les Ressources Humaines

Vous faites preuve de rigueur, d’un sens de l’organisation, de discrétion et de réactivité.

Vous avez le sens du relationnel et du travail en équipe




CONDITIONS D’EMPLOI

Cycle de travail : 38h30

Lieu d’affectation : Barrida



Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

1 jour de télétravail par semaine selon l’éligibilité des activités et sous réserve de la validation hiérarchique

Informations complémentaires :

M. Philippe GARDIOL, Directeur de la Propreté 04 42 91 92 43

Mme Nathalie LANGOT, Responsable administratif 04 42 91 98 56

Mme Latifa AL FAHSI, Gestionnaire RH 04 42 91 94 44