PRESQU'ÎLE HABITAT Rattaché(e) au responsable du patrimoine, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve) et technique. Dans le cadre de vos fonctions, vous réaliserez dans le respect des procédures et des délais, le traitement et le suivi administratif des dossiers qui vous seront confiés et serez le garant de la fiabilité des activités réalisés.
Activités principales :
Vous serez l'interface entre le responsable du patrimoine et les différents services, les entreprises, les locataires afin de contribuer à l'amélioration continue de la qualité de service.
Vous effectuerez le reporting des activités du service.
Vous assurerez la gestion administrative du responsable du service :
- Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique des locataires et des entreprises, prises de rendez-vous, gestion de planning,
- Traitement du courrier : papier et numérique,
- Assistance à la constitution des dossiers : gestion documentaire, dossiers d'appels d'offres,
- Gestion de la relation interne et externe : organiser les réunions, vérifier les pièces pour la constitution des dossiers présentés en réunion et en rédiger les comptes-rendus,
- Contrôle de l'état d'avancement des réclamations d'ordre technique et relance au besoin pour obtenir le bon diagnostic en lien avec les équipes terrain et les entreprises afin d'apporter une réponse aux locataires et aux autres services tout en garantissant les délais et la qualité des réponses,
- Gestion administrative des diagnostiques « gaz » et « électricité » et suivi des contrats d'entretien (chauffage, ascenseurs, appareils gaz),
- Contrôle de l'état d'avancement des dépannages pour les contrats d'entretien et de maintenance,
- Suivi de la planification des livraisons de fin de travaux,
- Reporting des activités à l'aide de tableaux de bord de suivi,
- Participation au développement du processus qualité engagé,
- Assistance au responsable du patrimoine dans la conduite de consultations et appels d'offre : saisie des avenants, des travaux supplémentaires et des mouvements budgétaires.
La liste des missions n'est pas exhaustive et pourra être complétée en fonction des nécessités de service.
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