En votre qualité d’Assistant(e) de Direction Générale, sous la responsabilité de la Directrice Générale, afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder. MISSIONS PRINCIPALES Vous aurez la responsabilité de veiller à soutenir la directrice générale en gérant son agenda, en organisant des réunions, en préparant des documents importants et en assurant la liaison avec les autres départements et les parties externes. A ce titre, vous êtes en charge notamment de : ✓ Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil : Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la directrice générale (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…), Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, Accueillir physiquement les rendez-vous, Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…), Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la directrice générale (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…), Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers, Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation de la directrice générale. ✓ Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles : Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus, Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire, Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer, Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…), Gérer les notes de frais, Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…). ✓ Communication Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…), Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de sa directrice générale). COMPETENCES ET PROFIL De formation Bac 2 type BTS/IUT en Assistanat Administratif ou de Gestion, vous justifiez d'une expérience de quelques années dans le domaine de l’assistanat de direction. Bon communicant(e), à l'écoute, sachant convaincre, travailler en équipe, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d'adaptation et vos qualités relationnelles qui vous permettront de vous intégrer et mener à bien vos missions. Proactif(ve), dynamique, pragmatique, organisé(e) et rigoureux(se), vous faites aussi preuve d'une grande réactivité dans la résolution des problématiques opérationnelles. Vous assumez un haut niveau d'intégrité, garantissez la confidentialité et la protection des informations. Vos Qualités : Dynamisme Esprit d’initiative Discrétion Organisation et rigueur Polyvalence Réactivité et autonomie Esprit de synthèse et d’analyse Aisance relationnelle et rédactionnelle Esprit d’équipe Sens de l’écoute et de la communication Capacité à travailler dans des délais contraints Capacités à gérer les situations de crise Capacité à prioriser et à s'adapter Travail en mode projet FORMATION ET EXPERIENCE Bac 2 type BTS/IUT en Assistanat Administratif ou de Gestion ; avec /- 5 ans d’expérience dans un poste similaire
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