Officier d'etat civil h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein du service des Affaires Générales, vous êtes chargé-e des missions concernant l'Etat civil, les élections et les actes funéraires, ainsi que les CNI et les passeports.
Vous présentez une expérience significative en la matière. Missions / conditions d'exercice Missions principales:

-Remise, réception et gestion des dossiers :
- de PACS,
- Mariage,
- Parrainage civil,
- demande de changement de nom,
- demande de changement de Prénom.
-Etablissement avec l’usager d’acte de reconnaissance
-Etablissement de façon exceptionnelle d’acte de naissance
-Célébration des Mariages et parrainage civil avec l’élu.
-Remise d’acte d’état-civil (acte informatisé sous MELODIE).
-Remise et suivi des demandes de livret de famille
-Saisie des naissances extérieures sous le logiciel MELODIE
-Funéraire, renseignements sur les concessions, ventes de sépultures, validation de travaux
-Saisie des demandes d’inscriptions électorales
-Aide à la préparation des scrutins électoraux
-Attestation d’accueil
-Légalisation de signature
-certification conforme de documents destinés à l’étranger
-Recensement militaire

CNI et Passeport (mairie principale et mairie de quartier)
-Accompagner l’usager pour la complétude du dossier
-Indiquer les pièces à fournir selon la situation de chacun
-Prendre les rendez-vous via l’outil RDV360
-Saisie des dossiers
-Suivi des recueils complémentaires en recontactant les usagers pour demander les pièces attendues

Missions secondaires

Accueil téléphonique et physique, renseigner ou orienter l’appelant et/ou l’usagers vers le service approprié ou lui apporter les éléments de réponses di-rectement.
Mise à jour et réassort des supports de documentation
Affichage d’informations

Au cours de l’année 2025, le poste évoluera vers le guichet unique, par l’intégration de missions supplémentaires avec une rotation des effectifs aux différents postes.
Urbanisme :
Réception de Cerfa (demande de travaux, Permis de construire…) et remise d’un récépissé à l’usager.
Petite Enfance :
-Remise et réception des demande place en crèche municipale
-Février/Mars Réception d’une fiche de confirmation de demande de place, remise d’un récépissé de dépôt
Enfance/Education :
-Encaissement des factures (hors restauration)
-Réception des documents pour une inscription scolaire (la majorité se fait directement en ligne)
-Remise et réception du formulaire de dérogation
-Fiche d’inscription et annulation aux activités (accueils périscolaires, études surveillées, loisirs du mercredi, accueils de loisirs pour les vacances et séjours de vacances)
Logement :
Remise des demandes de logement + annexe
Réception des demandes de logement et saisie sous un fichier Excel pour le suivi + remise d’un récépissé

Travail le samedi par rotation
Célébration des cérémonies (heures récupérables)
Présence les dimanches de scrutins Profils recherchés Vous disposez d’une expérience solide en matière d’état-civil, de gestion des CNI et Passeport et de connaissances règlementaires confirmées: CGCT, code civil, code électoral.

Savoir-faire : la connaissance des Logiciels Métier ARPEGE (Mélodie pour l’état-civil, Adagio pour les élections, Maestro pour le recensement militaire), GESCIME pour le cimetière, serait un plus.
Connaissance de Word et Excel.
Connaissance du dispositif de recueil des CNI/PASSEPORT
Maitrise Outlook (RDV 360 agenda partagé, boite mail)

Savoir-être : professionnel, consciencieux et autonome dans les missions, avec un esprit d’équipe développé.
Vous représenterez et serez garant de l’image de la commune et du service public auprès des administrés.
Savoir s’exprimer clairement, savoir reformuler les demandes et traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour le public. Disposer de capacités d’écoute.