Assistant.e de direction f/h

À propos de nous

BTP CFA Grand Est est un acteur régional majeur de la formation professionnelle aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics. Il regroupe 7 établissements et propose plus de 70 formations, du CAP au diplôme d’ingénieur. Avec plus de 250 collaborateurs engagés sur leurs territoires, BTP CFA Grand Est forme et accompagne les apprenants dans l’acquisition des compétences, des savoir-faire et des savoir-être indispensables à la réussite professionnelle d’aujourd’hui et de demain.


Mission

Rattaché(e) au Directeur de campus, l’assistant(e) de direction contribue au bon fonctionnement institutionnel, administratif et organisationnel de la structure.

Il/elle assure un rôle clé de coordination, de sécurisation des procédures et de circulation de l’information, tout en participant au rayonnement et au développement de l’association.

Organisation administrative et circulation de l’information

* Assurer la gestion et la diffusion du courrier entrant et sortant

* Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, tableaux et supports

* Répondre aux demandes d’information internes et externes et orienter les interlocuteurs

* Mettre à disposition les documents administratifs autorisés

* Organiser le classement et l’archivage

* Contribuer à la rédaction et au respect des procédures administratives

* Participer au suivi des conventions, contrats, prestations et subventions

* Contribuer aux relations avec les partenaires et prestataires externes

* Assurer le suivi de lignes budgétaires spécifiques en lien avec la hiérarchie et la comptabilité

Organisation logistique et appui opérationnel

* Organiser la logistique des réunions, événements et déplacements

* Préparer les réunions internes : ordre du jour, supports, comptes rendus

* Gérer les commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des budgets

Information, communication et développement

* Contribuer aux actions d’information et de communication de l’association

* Participer au développement et à la mutualisation des bonnes pratiques au niveau régional et au sein du réseau

* Contribuer aux actions de développement et de promotion de la structure

Appui RH – relais de proximité

En lien étroit avec le service des Ressources Humaines, l’assistante de direction intervient comme interlocuteur(trice) RH de premier niveau auprès des collaborateurs :

* Relais des informations RH auprès des équipes (procédures, campagnes, dispositifs RH)

* Appui administratif sur certains processus RH (diffusion de documents, collecte d’éléments, suivi de dossiers)

* Contribution à l’organisation des campagnes RH (entretiens, formations, actions collectives)

* Orientation des salariés vers les bons interlocuteurs RH selon la nature des demandes

* Contribution à la fiabilisation et à la circulation des informations RH dans le respect de la confidentialité


Profil

Formation & expérience

* Bac +2 minimum (assistanat de direction, gestion, administration, RH ou organisation)

* Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou associatif

Compétences

* Excellente organisation et gestion des priorités

* Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

* Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

* Sensibilité aux sujets RH et à l’environnement réglementaire

* Capacité à travailler en environnement multi-sites et partenarial

Qualités personnelles

* Discrétion et sens aigu de la confidentialité

* Autonomie, rigueur et fiabilité

* Aisance relationnelle, diplomatie et sens du service

* Capacité d’adaptation et esprit d’équipe