Accueil - secrétariat bd

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) secrétaire / agent d'accueil.

Accueil physique et téléphonique et diverses tâches administratives sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction
-Accueil physique et téléphonique : bibliothécaires, fournisseurs, prestataires...
-Lecture et distribution des messages adressés à l'adresse électronique de la BD ; gestion des listes de diffusion.
-Participation à la collecte, au classement et à l'archivage des documents et dossiers.
-Suivi de tous types de documents (courriers, rapports, notes, délibérations, compte-rendu de réunions...) en lien avec les différentes activités de la BD (desserte, formation, etc.).
-Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés

Comptabilité générale et analytique en lien avec l'assistante de direction et le service comptabilité et gestion du PCSS
-Gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures pour la BD : pour les subventions aux tiers

Gestion administrative des subventions
-Gestion du circuit des subventions instruites par la BD en lien avec le guichet unique et la direction : suivi des différentes étapes dans Progos et le nouveau portail des aides.

Gestion administrative de la formation
-Gestion des inscriptions, convocations et attestations de présence aux formations dispensées par la BD, sous la responsabilité fonctionnelle du responsable formation.

Divers
-Mise en forme et diffusion de la newsletter de la BD05 et coordination du groupe de rédacteurs
-Gestion des stocks administratifs (papier, enveloppes) en lien avec l'assistante de direction

Appui potentiel aux missions collectives de la BD05