RESPONSABILITÉS :
L'Efrei possède 4 sites en région parisienne (8500 m2, 6700 m2 et 1600 m2), et un cinquième de 4600 m2 est actuellement en construction). Rattaché(e) au campus de Villejuif et sous la responsabilité du responsable services généraux, vous assurez les missions suivantes :
1. Gestion des achats et optimisation budgétaire : • Gérer l'ensemble des commandes liées aux services généraux (denrées, fournitures, mobilier, maintenance, prestations externes).
• Identifier des références équivalentes à moindre coût pour optimiser les dépenses.
• Assurer le suivi budgétaire des engagements et dépenses, en lien avec la direction administrative et financière.
• Challenger les devis et les prestataires pour garantir la qualité, la conformité et la compétitivité.
2. Pilotage des données techniques et logistiques : • Créer, mettre à jour et fiabiliser les bases de données internes (inventaires, référentiels d'achats, équipements, contrats).
• Cartographier et inventorier le patrimoine bâti : nombre de bâtiments, typologie des salles, capacités, surfaces en m², équipements.
• Structurer les informations relatives à l'usage des locaux pour alimenter les réflexions stratégiques (réorganisation, mutualisation...).
3. Prestataires : • Répertorier les données, nom, nombre de visite, coût.
• Gestion des appels d'offres, contrats cadre, mise en concurrence, négociation.
• Evaluation et suivi des documents audit.
• Identifier les besoins récurrents et anticiper les cycles de renouvellement ou de vérification réglementaire.
4. Suivi des données RSE et démarche qualité : • Collecter et structurer les indicateurs liés à la responsabilité sociétale de l'établissement (achats responsables, base de données, etc.).
• Proposer et suivre des plans d'optimisation logistique à impact environnemental positif.
• Contribuer à la documentation et à la mise en œuvre de procédures (traçabilité, archivage, incidents, etc.).
5. Amélioration continue et outils : • Participer à la digitalisation des services généraux : tableaux de bord, automatisation, outils de suivi partagés.
• Être force de proposition dans l'amélioration des process internes.
• Assurer un rôle de coordination entre les différents services supports (informatique, administratif, sécurité).
PROFIL RECHERCHÉ :
Issu(e) d'une formation technique, vous justifiez d'une expérience de 1 à 5 ans sur un poste équivalent en établissement d'enseignement supérieur, environnement industriel ou ERP.
Outre une grande rigueur, le sens des responsabilités et la capacité à prendre des initiatives, ce poste requiert une forte disponibilité et une sensibilité pour les aspects réglementaires/sécurité.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion...).
Vous disposez d'une bonne capacité à travailler en équipe. Votre diplomatie face aux différents interlocuteurs avec lesquels vous interagissez, ainsi que votre réactivité sont indispensables à la réalisation de vos missions.
Enfin, vous aimez la polyvalence face à la diversité des missions à réaliser.
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